B2B documentbeheer

U zult moeite hebben om een andere archiefbekeerspecialist te vinden voor uw gehele documentlevenscyclus. Wij maken in geen enkel stadium gebruik van externe contractanten: audits, indexering, opslag, scannen of de levering de volgende dag/spoedlevering. Onze geuniformeerde bezorgers zijn gescreend volgens de BS7858-beveiligingsnormen. Wij kunnen een document in minder dan 4 uur in uw handen leggen, of voor toegang op het scherm zullen wij documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Over de hele linie halen wij 99% van onze SLA-doelstellingen.

De dagen van ‘als je twijfelt, gooi het dan niet weg’-aanpak zijn allang voorbij. De AVG heeft de manier waarop organisaties gegevens verwerken veranderd met de komst van strenge bewaartermijnen. In alle sectoren is de controle op operationele uitgaven, waaronder opslag, flink geintensiveerd. En toch bewaren sommige organisaties nog steeds documenten langer dan de periode die vereist is voor naleving. In feite betalen ze om afval op te slaan in beveiligde hightech panden. Wij hanteren een proactieve benadering van documentbeheer – werken aan audits en houden de bewaartermijn bij om onnodig papier te identificeren en veilig te vernietigen.

Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa, met 11.500 klanten. Jaarlijks scannen we meer dan 204 miljoen stukken. Meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes worden opgeslagen in onze beveiligde, ultramoderne faciliteiten in het hele land. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. Wij zijn gecertificeerd voor veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, screening van beveiligingspersoneel en behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA-alarmen.

Als u duurzaamheid serieus neemt, heeft u partners nodig die dat ook doen. Onze vlaggenschip London Gateway-faciliteit beslaat 10.000 m2 en is gebouwd volgens de BREEAM ‘outstanding’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor de bouw van gebouwen. Met een vermindering van 40% in CO2-uitstoot, is het één van de meest duurzame faciliteiten ooit gebouwd. Alles wat we doen is gericht op het minimaliseren van uw CO2-voetafdruk in overeenstemming met onze ISO 14001-certificering voor milieubeheer. Van strak beheerde retentiestrategieën tot brandstofbesparende bezorgroutes.

Zelfs in de meest papierintensieve sectoren boeken organisaties vooruitgang richting digitale transformatie. Maar als uw documentbeheerportal gescheiden is van uw bedrijfsbeheerplatform, zult u moeite hebben om stappen te zetten op weg naar digitalisering. Wij integreren onze documentbeheerportal met uw interne systeem. Om de efficiëntie en analyse te verbeteren scannen, indexeren en digitaliseren wij oude archieven om onze klanten doorzoekbare gegevens, gestroomlijnde processen en de mogelijkheid om te profiteren van generatieve AI te bieden. We voeren ook pop-upprojecten uit om de efficiëntie te verbeteren en processen te stroomlijnen: een recent voorbeeld is een digitale postkamer opzetten voor een snelle mailcampagne.

We zijn groot genoeg om door iedereen vertrouwd te worden, van bekende namen tot publieke dienstverlening. Maar we hebben niet de omslachtige interne structuren van de allergrootste leveranciers, wat betekent dat we snel aan urgente of ad-hocverzoeken kunnen voldoen.

Een betere strategie voor klantgegevens opzetten is één ding, maar archiefstukken kunnen beter en kosteneffectiever worden beheerd in het hele bedrijf, van financiën tot HR. Verschillende leveranciers inschakelen voor opslag, archiefbeheer, digitale postkamers en optimalisatie van bedrijfsprocessen betekent dat u kansen mist om de efficiëntie te verhogen en kosten te besparen. Daarom werken verschillende toonaangevende organisaties in Europa met ons samen om hun informatie over de hele linie te beheren.

Het gemak van het ‘binnen handbereik’ hebben van archiefstukken kan aantrekkelijk zijn. Maar de reden dat toonaangevende organisaties hun archiefbeheer hebben uitbesteed, is dat het waargenomen gemak wordt overschaduwd door te veel nadelen. Proberen een archiefbibliotheek te runnen is natuurlijk niet uw vakgebied. Het opslaan van belangrijke bestanden op uw kantoor brengt het risico met zich mee van onbedoelde schade, verlies, beveiligingsschendingen, verspilde kantoorruimte en verminderde winstgevendheid vanwege de tijd die wordt besteed aan het zoeken naar bestanden. Met OASIS kan ieder bestand binnen enkele uren ‘binnen handbereik’ zijn – hetzij op papier of digitaal – terwijl al uw bestanden correct en kosteneffectief worden opgeslagen en beheerd.

Het vooruitzicht om duizenden – soms miljoenen – documenten over te dragen aan een nieuwe dienstverlener kan overweldigend zijn. Zozeer zelfs dat sommige organisaties vasthouden aan leveranciers die consequent SLA’s missen, onnodig documenten bewaren die langer dan de bewaartermijn worden opgeslagen, waarvan de milieuprestaties onbevredigend zijn of die geen contracten tegen concurrerende prijzen aanbieden. OASIS heeft uitgebreide ervaring in het overnemen van slecht presterende informatiebeheerprogramma’s. Wij nemen alle hoofdpijn van het verplaatsen van dozen en activa van bestaande leveranciers naar onze beveiligde faciliteiten op ons. Waarbij ons prijsmodel uw transitie- en exitkosten compenseren.