Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Juridische documentdiensten
OASIS ondersteunt advocatenkantoren en notarissen bij het beheren van hun papieren dossiers op een hightech en veilige manier. Met onze juridische documentenscan, veilige opslag en professionele archivering maken wij het eenvoudiger om documenten te beheren zonder risico’s.
Streng beveiligd informatiebeheer Waarom advocatenkantoren en notarissen voor OASIS kiezen
Wij zijn dé branchespecialist
Met ruim 100 klanten werkzaam in de juridische dienstverlening, hebben we een effectieve service ontwikkeld voor deze branche.
OASIS maakt het verkrijgen van de juiste akte, testament, contract of gerechtelijk document net zo snel en gemakkelijk als het bezoeken van de archiefbibliotheek in uw eigen kelder. Behalve dan dat u geen onnodig risico loopt op overstromingen, verkeerde archiveringsfouten of iemand die per ongeluk het verkeerde document versnippert. Het zal geen tijd van het personeel in beslag nemen bij het zoeken naar bestanden. Het neemt geen ruimte in beslag die kan worden gebruikt voor factureerbare medewerkers.
Overdracht aan het Rijk
De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), voorheen Doc-direkt, is de kennispartner van het Rijk voor wet- en regelgeving rond retentie en bewaartermijnen. Veel juridische documenten, zoals testamenten en huwelijkse voorwaarden, zijn digitaal beschikbaar via het Rijk.
OASIS biedt een speciale service voor notarissen die het overdragen van akten en testamenten aan het Rijk volledig uit handen neemt. Dankzij onze juridische documentenscan, veilige opslag en professionele archivering wordt het proces volledig ontzorgd, zodat u zich kunt concentreren op uw kernactiviteiten.
Hoe kunnen we helpen?
Bewaar juridische dossiers veilig extern bij u in de buurt en geef medewerkers eenvoudig toegang tot vertrouwelijke zaakdocumenten.
Digitaliseer grote hoeveelheden inkomende juridische documenten direct en versnel dossierverwerking en cliëntcommunicatie, waardoor de druk op uw team wordt verlaagd.
Vind zaakdossiers en juridische documenten eenvoudig terug in een veilig gedigitaliseerd archief.
Laat uw vertrouwelijke cliëntinformatie vernietigen door veiligheidscontroleurs volgens compliance- en privacyvereisten, inclusief een vernietigingscertificaat.
Krijg volledig inzicht in juridische dossiers dankzij geïndexeerde, gecatalogiseerde en eenvoudig doorzoekbare archieven.
Verbeter samenwerking en thuiswerken met veilige digitale toegang tot juridische documenten en dossiers.
Verlaag uw energieverbruik en uitstoot bij transport met duurzame opslag van juridische archieven en dossiers.
Open juridische dossiers direct digitaal en verminder papiergebruik binnen uw juridische praktijk.
Recycle overbodige juridische documenten na gecertificeerde vernietiging door veiligheidscontroleurs en ondersteun duurzaam documentbeheer.
Digitaliseer grote volumes juridische archieven en verminder fysieke opslagruimte en energieverbruik.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bewaar juridische dossiers in onze beveiligde archieven waar opgevraagde documenten binnen 4 uur geleverd kunnen worden.
Krijg direct digitale toegang tot fysieke zaakdossiers zonder tijdrovende archiefprocessen.
Bescherm digitale juridische gegevens en andere media en waarborg continuïteit bij calamiteiten.
Bewaar vertrouwelijke cliëntdossiers en juridische documenten veilig met gecontroleerde en snelle toegang.
Archiveer archief- en overmaatse stukken
Bescherm waardevolle juridische archieven en bijzondere, kwetsbare documenten in gespecialiseerde veilige opslag.
Bescherm bedrijfskritische juridische data en andere media met veilige opslag en ondersteuning bij herstel na een ramp.
Digitaliseer grote juridische registers en gebonden archieven zonder schade aan originele documenten.
Maak juridische informatie uit microfiche en legacy media opnieuw toegankelijk en doorzoekbaar.
Geoutsourcet archiefbeheer
Verlaag kosten voor opslag van juridische dossiers door ruimte vrij te maken met efficiënt archiefbeheer en bewaartermijnbeheer.
Digitaliseer grote volumes zaakdossiers en juridische archieven om opslagkosten en administratieve lasten te verlagen.
Robotische procesautomatisering
Automatiseer uw informatiebeheer voor juridische documenten om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen binnen uw organisatie.
Gebruik AI om juridische dossiers sneller en nauwkeuriger te beheren en terug te vinden, waardoor administratiekosten worden verlaagd.
Geoutsourcet archiefbeheer
Moderniseer juridisch documentbeheer met veilige opslag, digitale toegang en schaalbare archiefprocessen.
Converteer grote hoeveelheden papieren juridische dossiers naar doorzoekbare digitale bestanden om efficiënter te werken.
Robotische procesautomatisering
Automatiseer repetitieve juridische processen en verbeter de efficiëntie van documentbeheer en de productiviteit van uw team.
Moderniseer juridische archieven met AI voor betere, snellere besluitvorming en schaalbaar documentbeheer.
Digitaliseer juridische correspondentie en voorkom vertragingen en handmatige fouten bij verwerking van uw post.
‘OASIS have consistently delivered a quality client focused service. They successfully managed, in conjunction with DMHS, a time sensitive project that saw in excess of 40,000 important documents migrated from our in-house facility to their specialised warehouse.’
DMH Stallard (DMHS)
- 21 | 10 | 2024
Digitalisering op locatie: kosteneffectief en efficiënt
Read Digitalisering op locatie: kosteneffectief en efficiënt now
Veelgestelde Vragen
Antwoorden op veelgestelde vragen over het beheer van juridische dossiers met OASIS.
Worden onze gegevens en bestanden veilig beheerd en voldoen ze aan de wettelijke vereisten?
Wij zijn de grootste private informatiebeheerder in Europa en hebben honderden klanten in de juridische dienstverleningsbranche. Ieder jaar scannen we meer dan 204 miljoen documenten en slaan we meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes op in onze veilige, moderne opslaglocaties in het hele land. We hebben de juiste ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiliging. Ook voldoen we aan de eisen voor veilige vernietiging van vertrouwelijke documenten en het bewaren van archieven. We helpen onze klanten om te voldoen aan de AVG-regelgeving. Onze opslagruimtes zijn 24/7 beveiligd met videobewaking, toegang met toetsenbord en vingerafdrukscanners.
Als we snel toegang tot een document nodig hebben, wie bezorgt het en hoe lang duurt het?
U zult moeilijk een ander archiefbeheerder vinden die zo’n veilige en efficiënte manier van werken biedt. We werken niet met externe contractanten; al het werk, van audits en indexeren tot opslag, scannen en snelle levering, wordt door ons team gedaan. Onze medewerkers zijn gescreend volgens de BS7858-beveiligingsnormen. In dringende gevallen kunnen we een document binnen 4 uur leveren. Als u het digitale document wilt zien, kunnen we het snel scannen en naar u sturen. We halen 99% van onze service level agreements (SLA’s).
Hoe kunt u ons helpen onze milieudoelstellingen te bereiken?
Als duurzaamheid belangrijk is voor u, is het essentieel om partners te hebben die hetzelfde denken. Onze London Gateway-faciliteit is 10.000 m² groot en gebouwd volgens de hoogste BREEAM-standaarden, wat betekent dat het een van de meest duurzame magazijnen ter wereld is. We hebben 40% minder koolstofemissies. Maar ook onze vestigingen en vervoermiddelen in Nederland zijn verduurzaamd.
Zal ons advocaten- of notariskantoor profiteren van de nieuwste bestandsbeheermogelijkheden?
Archiefbeheer verandert voortdurend. Bij OASIS integreren we nieuwe technologieën en processen als ze onze klanten ten goede komen. Ons documentbeheerportaal kan eenvoudig worden gekoppeld aan uw interne systemen, waardoor u tijd bespaart en dubbele inspanningen voorkomt. Onze opslagfaciliteiten maken gebruik van energie-efficiënte technologieën zoals zonnepanelen en regenwateropvang om de CO2-uitstoot te verlagen.
Hoe kunt u ons advocaten- of notariskantoor helpen met digitale transformatie?
Hoewel er nog steeds veel papiergebruik in het rechtssysteem is, zijn organisaties bezig met digitalisering. Als uw documentbeheerportaal niet goed samenwerkt met uw belangrijkste systemen, is het moeilijk om vooruitgang te boeken. Wij kunnen ons portaal integreren met uw systemen en helpen oude archieven te scannen en indexeren. Dit maakt het eenvoudiger om gegevens te doorzoeken en gebruik te maken van technologieën zoals generatieve AI om de efficiëntie en analyse te verbeteren.
We zijn niet tevreden met onze huidige leverancier, maar zal de overstap naar OASIS moeilijk zijn?
Het kan overweldigend lijken om duizenden documenten over te dragen naar een nieuwe leverancier. Dit is vaak de reden waarom sommige advocatenkantoren bij slechte leveranciers blijven. OASIS heeft ruime ervaring in het overnemen van archieven welke bij andere leveranciers opgeslagen staan, van grote tot kleine kantoren. Wij regelen alles, van audits en catalogisering tot training van uw personeel op ons systeem.
Wij beheren de administratie op dit moment zelf. Zzu het niet eenvoudiger zijn om dit uit te besteden aan OASIS?
Het kan handig lijken om gegevens dichtbij te hebben. Maar veel grote advocatenkantoren kiezen er voor om hun bestandsbeheer uit te besteden omdat de nadelen van het eigen beheer vaak groter zijn. Als juridische specialist is het beheren van een archief niet uw vakgebied. Door zelf belangrijke bestanden op kantoor op te slaan, loopt u risico’s zoals schade, verlies of beveiligingsproblemen (AVG). Bovendien verspillen medewerkers tijd met het zoeken naar bestanden, wat de winstgevendheid vermindert. Met OASIS heeft u elk document binnen enkele uren bij de hand, op papier of digitaal, terwijl wij zorgen voor een veilige en kosteneffectieve opslag en beheer.