Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Alles geregeld, van inventarisatie
tot overdracht
De overdracht van notariële akten aan de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) stelt strenge eisen aan de staat, ordening en documentatie van uw archief. Dat vraagt om specialistische kennis, nauwkeurig werk en een proces dat aan alle richtlijnen voldoet.
OASIS neemt de volledige overdracht uit handen. Van de eerste inventarisatie tot de definitieve overdracht en rapportage. Wij zorgen dat alles klopt, zodat uw kantoor zich kan richten op wat echt telt.
- Volledige inventarisatie van alle akten en protocollen
- Selectie, ordening en kwaliteitscontrole conform RvIHH-richtlijnen
- Uitvoering van de verplichte biologische toets
- Overdracht aan het RvIHH volgens alle geldende voorschriften
- Documentatie en rapportage voor uw dossier en dat van het RvIHH
Sluit u aan bij 11.500+ organisaties die ons vertrouwen
Wij beheren meer dan 120 miljoen items voor 11.500 klanten in onze 70+ locaties. Neem vandaag nog contact met ons op over uw archiefoverdracht aan het Rvihh.
Staat uw archief er klaar voor?
De overdracht aan het RvIHH stelt specifieke eisen. Voldoet uw archief hier al aan?
Ordening & volledigheid
Akten ouder dan 20 jaar moeten compleet zijn geïnventariseerd, inclusief een telling met vermelding van ontbrekende nummers. Zonder volledige inventaris kan de overdracht niet plaatsvinden.
Fysieke staat
Documenten moeten zijn verpakt in zuurvrije dozen met de juiste zuurvrije etiketten. Onjuiste verpakking leidt tot vertraging of afkeuring door het RvIHH.
Biologische toets
Een (negatieve) biologische toets is verplicht bij overdracht. Zonder dit rapport, dat jonger dan 6 weken moet zijn, wordt de overdracht niet geaccepteerd.
Aantoonbare expertise in notariële archieven
Wij hebben ruime ervaring met het verwerken en overdragen van notariële protocollen. Onze specialisten kennen de eisen van het RvIHH en zorgen dat uw archief bij de eerste aanbieding wordt geaccepteerd.
Fysiek én
digitaal archief onder één dak
Naast de overdracht aan het RvIHH kunt u bij OASIS ook terecht voor veilige opslag van uw overige notariële stukken en digitalisering van actieve dossiers.
Volledig
ontzorgd
Van ophalen tot overdragen: wij regelen het volledige proces. U hoeft zich nergens om te bekommeren en ontvangt aan het einde volledige documentatie en een rapportage voor uw eigen dossier.
Wilt u weten of uw archief overdrachtsklaar is?
Vraag een vrijblijvend adviesgesprek aan en wij beoordelen uw situatie direct.
Plan een gesprekWaarom notarissen kiezen voor OASIS
Specialistische kennis
Wij kennen de specifieke eisen die het RvIHH stelt aan de staat, ordening en documentatie van notariële archieven. Geen verrassingen achteraf.
Gecertificeerde opslag
Uw archief wordt opgeslagen onder gecertificeerde omstandigheden, conform alle relevante ISO-normen en wet- en regelgeving.
Volledige keten van bewaring
Van het moment dat wij uw archief ophalen tot de definitieve overdracht aan het RvIHH bewaren wij een volledige audittrail en keten van bewaring.
Snelle & persoonlijke service
Wij zijn groot genoeg om complexe trajecten te verwerken, maar werken persoonlijk genoeg om snel te schakelen. U heeft een vaste contactpersoon die meedenkt.
Eén partner voor meer
Naast de RvIHH-overdracht kunt u bij OASIS terecht voor alle overige archiefbehoeften van uw kantoor: van actieve opslag tot digitalisering en gecertificeerde vernietiging.
Vertrouwd door 11.500+ klanten
‘Wij hebben de tijd noch de resources om de overdracht aan het RvIHH zelf te organiseren. OASIS regelt het volledige proces en ontzorgt ons volledig. Dat is precies wat een notariskantoor nodig heeft.’
jaar bewezen ervaring in archiefbeheer
klanten vertrouwen op OASIS
beveiligde archiefcentra in Europa
items veilig beheerd
veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de overdracht van notarieel archief
Wat zijn de eisen van het RvIHH aan de staat van het archief?
Het RvIHH stelt eisen aan de volledigheid, ordening, verpakking en fysieke staat van de over te dragen akten. Zo moeten akten ouder dan 20 jaar volledig geïnventariseerd zijn, gesplitst per jaar en per notaris, verpakt in zuurvrije dozen met de juiste etiketten, en vergezeld zijn van een (negatieve) biologische toets. OASIS zorgt dat aan al deze eisen is voldaan vóór de overdracht.
Hoe lang duurt het overdrachtsproces?
De doorlooptijd hangt af van de omvang en staat van het archief. Na een eerste inventarisatie geven wij u direct een realistisch tijdpad. Wij sturen actief op tijdige afronding en houden u gedurende het hele proces op de hoogte.
Wat als mijn archief niet volledig of niet goed geordend is?
Dat is precies waar wij voor zijn. Wij voeren een volledige inventarisatie uit, brengen ontbrekende nummers in kaart, ordenen de akten per jaar en per notaris en zorgen dat alles overdrachtsklaar is, inclusief de biologische toets.
Neemt OASIS ook de biologische toets voor zijn rekening?
Ja. De verplichte biologische toets is onderdeel van ons standaard overdrachtsproces. Wij regelen de uitvoering en zorgen dat het certificaat tijdig beschikbaar is voor de overdracht.
Kunnen wij ook overige notariële stukken bij OASIS opslaan?
Zeker. Naast de RvIHH-overdracht kunt u bij OASIS terecht voor de veilige opslag van actieve notariële archieven, digitalisering van dossiers en gecertificeerde vernietiging van documenten waarvan de bewaartermijn is verlopen.
Wat kost de overdracht?
De kosten zijn afhankelijk van de omvang en staat van het archief. Na een eerste gesprek en inventarisatie ontvangt u een transparante prijsopgave zonder verborgen kosten.
Kan ik als mijn archief bij jullie is ter bewerking wel beschikken over mijn akten als ik die nodig heb?
Ja, wij bieden een scanning on demand service waarmee u tussentijds uw akten kunt opvragen als u deze nodig heeft.
Begin vandaag met een vrijblijvend adviesgesprek
Ontdek hoe wij uw overdracht aan het RvIHH volledig uit handen kunnen nemen — correct, compliant en zonder extra werk voor uw kantoor.
Overdracht aanvragen