Verklaring omtrent Moderne Slavernij

A Organisatiestructuur, toepassingsgebied en leveringsketens  

OASIS biedt informatiebeheerdiensten aan in een reeks rechtsgebieden in Europa, waaronder, maar niet beperkt tot, de Republiek Ierland, het Verenigd Koninkrijk, België, Nederland en Polen.

Dit beleid is van toepassing op alle activiteiten en functies van Offsite Archive Storage en Integrated Services Limited en haar dochterondernemingen (hierna ‘OASIS’ genoemd).

OASIS is niet actief in en levert geen producten en diensten in risicolanden waar moderne slavernij veel voorkomt. OASIS levert de meeste van zijn producten en diensten rechtstreeks aan klanten, en maakt slechts gebruik van een klein aantal leveranciers, waaronder, maar niet beperkt tot, dienstverleners voor werving en selectie, IT en vastgoedbeheer. Deze leveranciers worden voornamelijk in het VK en de EU ingeschakeld op basis van langetermijncontracten.

B Definities

OASIS beschouwt het volgende als moderne slavernij:

• mensenhandel
• kinderarbeid
• gedwongen of verplichte arbeid door middel van geestelijke of lichamelijke bedreiging, dwang of subtielere vormen van dwang
• schuldslavernij, waarbij iemand gedwongen wordt te werken om een schuld af te lossen en voor zeer weinig of geen loon werkt zonder de middelen om die schuld terug te betalen
• eigendom zijn van of gecontroleerd worden door een werkgever door middel van geestelijk of lichamelijk misbruik of dreiging met misbruik
• ontmenselijkt worden, als koopwaar behandeld worden of als eigendom gekocht of verkocht worden
• fysiek beperkt worden of beperking van de bewegingsvrijheid
• beperking van de vrijheid van vereniging.

C Toezegging

OASIS erkent zijn verantwoordelijkheden met betrekking tot de aanpak van moderne slavernij en verbindt zich ertoe de bepalingen in de wetgeving na te leven in alle rechtsgebieden waarin het bedrijf actief is. OASIS is zich ervan bewust dat dit een voortdurende evaluatie vereist van zowel haar interne praktijken met betrekking tot haar arbeidskrachten als haar toeleveringsketens.

OASIS bevordert ethische bedrijfspraktijken en beleidsmaatregelen die werknemers beschermen tegen misbruik en uitbuiting in haar eigen organisatie en wereldwijde toeleveringsketens.

OASIS tolereert geen enkele vorm van slavernij en mensenhandel en doet geen zaken met andere organisaties die willens en wetens slavernij, dienstbaarheid en gedwongen of verplichte arbeid ondersteunen of daarbij betrokken blijken te zijn.

Geen enkele arbeidskracht die in het kader van de eigen dienstverlening aan OASIS ter beschikking wordt gesteld, wordt verkregen door middel van slavernij of mensenhandel. OASIS houdt zich strikt aan de minimumnormen die vereist zijn in verband met haar verantwoordelijkheden uit hoofde van de relevante arbeidswetgeving in elk van de rechtsgebieden waarin het bedrijf actief is.

OASIS zorgt ervoor dat alle producten of diensten die ze levert of inkoopt, van goede duurzame kwaliteit zijn en op een ethisch verantwoorde manier zijn verkregen.

D Potentiële blootstelling en risicobeheersing

OASIS voert regelmatig risicoanalyses uit van haar activiteiten en toeleveringsketen, waaronder een beoordeling van haar potentiële blootstelling aan moderne slavernij. Dit maakt deel uit van ons bredere governancekader en onze geïntegreerde aanpak van risicobeheer.

De risico’s zijn beoordeeld gedurende de volledige levenscyclus van producten en diensten, zowel intern als extern, te beginnen met het vaststellen van de contracteisen voordat het contract wordt toegekend of gewonnen, tot het inkopen van producten en diensten, het beheer van het contract en de relaties met leveranciers, en de evaluatie van het einde van het contract.

Alle risico’s en risicobeperkende maatregelen worden opgenomen in het OASIS-risicoregister en worden beoordeeld door de Raad van Bestuur en het hoger management.

Het risico en de blootstelling van OASIS met betrekking tot moderne slavernij worden minimaal geacht vanwege de sectoren waarin OASIS actief is, de aard en locatie van haar activiteiten en haar diensten en partners in de toeleveringsketen, maar OASIS heeft niettemin maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat dergelijke praktijken niet plaatsvinden binnen het bedrijf, noch binnen de bedrijven van organisaties die goederen en/of diensten aan OASIS leveren. Deze worden hieronder beschreven.

E Stappen  

In deze verklaring worden de stappen uiteengezet die OASIS heeft ondernomen om ervoor te zorgen dat er in geen enkel onderdeel van haar activiteiten of toeleveringsketens sprake is van moderne slavernij of mensenhandel.

• OASIS heeft solide wervings- en doorlichtingsprocedures voor nieuwe personeelsleden, waaronder ook achtergrondcontroles als de lokale wetgeving dat toestaat. Bij het inhuren van tijdelijke arbeidskrachten maakt OASIS alleen gebruik van gerenommeerde uitzendbureaus die zijn doorgelicht en goedgekeurd in overeenstemming met onze verwervingsprocessen, zoals hieronder uiteengezet. Deze bureaus voeren ook achtergrondcontroles uit op deze werknemers als de lokale wetgeving dat toestaat. OASIS verbiedt het gebruik van door werknemers betaalde wervingsvergoedingen.
• OASIS betaalt iedereen boven het wettelijk minimumloon, overwerk wordt alleen aangeboden als een optioneel voordeel. Elk Teamlid krijgt een reeks voordelen als aanvulling op zijn salaris, onder meer op het gebied van levensstijl en welzijn. Elk Teamlid wordt een gezonde en veilige werkomgeving geboden, met inbegrip van voldoende rustpauzes. Bedreigingen met of daden van geweld, pesterijen, intimidatie of discriminatie worden niet getolereerd.
• OASIS bevordert en ondersteunt de vrijheid van beweging en de vrijheid van vereniging voor elk teamlid. Indien een Teamlid lid is van een vakbond of een andere vorm van vertegenwoordiging, zullen zijn rechten in die zin worden beschermd en zal hij niet worden benadeeld.
• OASIS hanteert inkoopprocessen die zorgen voor een goede planning, eerlijke voorwaarden en prijzen, alsook voor betaling; dit vermindert het risico dat aan leveranciers eisen worden gesteld of druk op hen wordt uitgeoefend die ertoe zouden kunnen leiden dat zij de wetten inzake moderne slavernij overtreden. Alle nieuwe leveranciers worden onderworpen aan strenge due diligence-procedures. Alvorens te worden goedgekeurd, dienen leveranciers een contract te ondertekenen en het OASIS-beleid te ondertekenen, waarin zij zich ertoe verbinden de wetten inzake moderne slavernij na te leven. Na goedkeuring worden zij gecontroleerd om ervoor te zorgen dat zij geschikt blijven voor het beoogde doel en in overeenstemming zijn met de relevante wet- en regelgeving, evenals de waarden en beleidslijnen van OASIS. Deze beleidslijnen en processen worden gevalideerd door middel van regelmatige evaluaties en interne en externe audits.
• OASIS onderhoudt langdurige en betrouwbare relaties met haar leveranciers. OASIS heeft, voor zover haar bekend is, geen zaken gedaan met enige andere organisatie waarvan is vastgesteld dat deze betrokken is bij moderne slavernij.
• Teamleden die verantwoordelijk zijn voor het inhuren van Teamleden en/of het aanstellen van en toezicht houden op leveranciers krijgen een volledige training over moderne slavernij, zodat zij zich bewust zijn van, het belang inzien van en in staat zijn tot het vaststellen en beheersen van eventuele risico’s voor de naleving van de wetgeving inzake moderne slavernij in alle activiteiten of toeleveringsketens, en zij eventuele zorgen kunnen melden.
• OASIS heeft een ESG-programma (Environment Social and Governance) ontwikkeld dat het kader biedt waarbinnen OASIS verantwoording kan afleggen over haar verantwoordelijke, ethische en duurzame handelen in al haar activiteiten en toeleveringsketens.
• De KPI’s zijn geëvalueerd om ervoor te zorgen dat zij de onderneming en de toeleveringsketen niet kwetsbaar maken voor moderne slavernij of er geen druk op uitoefenen die tot moderne slavernij kan leiden.

F Beleid

OASIS hanteert de volgende beleidslijnen ter ondersteuning van ons streven om ervoor te zorgen dat er geen sprake is van moderne slavernij of mensenhandel in onze toeleveringsketens of in enig onderdeel van ons bedrijf, en om ervoor te zorgen dat zaken worden gedaan op een ethische en transparante manier;

• Beleid voor Gezondheid en Veiligheid (H&S)
• Beleid voor Milieu, Maatschappij, Goed bestuur (ESG)
• Wervingsbeleid
• Gelijke kansen-beleid
• Speak Up-beleid
• Beleid voor tucht- en ontslagmaatregelen
• Klachtenbeleid
• Gedragscode beleid voor bedrijfsethiek (met inbegrip van normen voor arbeid en moderne slavernij) voor zowel Teamleden als leveranciers
• Beleid voor flexibel werken
• Thuiswerkbeleid
• Verwervingsbeleid

Deze beleidslijnen worden gesteund door de Raad van Bestuur en goedgekeurd door het Uitvoerend Managementteam.

Alle beleidslijnen worden meegedeeld aan en ter beschikking gesteld van alle Teamleden via het documentbeheersysteem van het bedrijf of via mededelingenborden.

Het Group Compliance-team zorgt ervoor dat alle beleidslijnen en procedures met betrekking tot moderne slavernij geschikt zijn voor het beoogde doel en goedgekeurd worden door het hoger management. OASIS herziet en actualiseert voortdurend al haar beleidslijnen. 

G Voortdurende verbetering en doeltreffendheid

Het afgelopen jaar hebben we de volgende acties ondernomen om de risico’s van moderne slavernij in ons bedrijf en onze toeleveringsketen beter te beheren:

• We zijn gestart met het toetsen van onze toeleveringsketen om het aantal leveranciers dat we gebruiken te consolideren en te verlagen (en tegelijkertijd te zorgen voor voldoende noodmaatregelen en continuïteit van de dienstverlening) om het risico op de introductie van moderne slavernij te minimaliseren
• We zijn gestart met het toetsen van onze inkoop- en due diligence-processen om ervoor te zorgen dat achtergrondonderzoek en doorlopend leveranciersbeheer worden uitgevoerd in overeenstemming met het risiconiveau van elke leverancier
• We hebben een analyse gemaakt van de trainingsbehoeften op het gebied van moderne slavernij, en de functies en afdelingen bepaald die mogelijk aanvullende of specifieke training inzake moderne slavernij nodig hebben
• We hebben doorlopend een maandelijkse controle van KPI’s uitgevoerd om ervoor te zorgen dat ze geen onnodige druk veroorzaken of het bedrijf of onze toeleveringsketen kwetsbaar maken voor de introductie van moderne slavernij
• We hebben maandelijkse risicocommissies aangesteld die moderne slavernij bespreken en eventuele risico’s vastleggen en de juiste risicobeperkende maatregelen treffen.

H Bestuur en naleving

De Raad van Bestuur, de Chief Executive Officer en het Executive-team dragen de algehele verantwoordelijkheid voor de maatregelen die OASIS neemt om moderne slavernij in haar activiteiten en toeleveringsketens te voorkomen.

OASIS beschikt over een Group Compliance-team dat deze stappen, het bijbehorende beleid en de bijbehorende procedures, en de naleving door OASIS van de wetgeving inzake moderne slavernij bewaakt en controleert. Het Group Compliance-team, dat de interne auditfunctie omvat, werkt nauw samen met Human Resources, Commercial, Legal en Procurement om ervoor te zorgen dat deze verklaring wordt nageleefd.

Elk vermoeden van moderne slavernijpraktijken kan worden gemeld overeenkomstig het Speak Up-beleid (klokkenluiden) via de anonieme telefonische hulplijn of het webportaal. Alle meldingen zullen door het hoger management onafhankelijk worden onderzocht, en er zullen passende maatregelen worden genomen om eventuele risico’s op moderne slavernij te beperken of om dergelijke daden te verhelpen, mochten zij zich ooit voordoen.

Het Group Compliance-team zal OASIS ter verantwoording roepen om ervoor te zorgen dat passende en eerlijke actie wordt ondernomen in overeenstemming met de relevante wetgeving en dat OASIS haar verplichtingen in dit verband nakomt.

De interne auditfunctie van de Group controleert de naleving door OASIS van deze verklaring inzake moderne slavernij en de bijbehorende beleidslijnen en procedures.

Deze verklaring wordt afgelegd op grond van artikel 54(1) van de Modern Slavery Act 2015 en alle andere relevante wetgeving in elk van de rechtsgebieden waarin OASIS actief is. Het vormt de verklaring van OASIS inzake moderne slavernij en mensenhandel voor het boekjaar dat eindigt op 31 oktober 2023. Deze verklaring is goedgekeurd door de Raad van Bestuur.