Wij helpen advocatenkantoren en notarissen om een oude technologie – papier – op een hightech manier te beheren.
Wij zijn dé branchespecialist
Met ruim 100 klanten werkzaam in de juridische dienstverlening, hebben we een effectieve service ontwikkeld voor deze branche.
We maken het verkrijgen van de juiste akte, testament, contract of gerechtelijk document net zo snel en gemakkelijk als het bezoeken van de archiefbibliotheek in uw eigen kelder. Behalve dan dat u geen onnodig risico loopt op overstromingen, verkeerde archiveringsfouten of iemand die per ongeluk het verkeerde document versnippert. Het zal geen tijd van het personeel in beslag nemen bij het zoeken naar bestanden. Het neemt geen ruimte in beslag die kan worden gebruikt voor factureerbare medewerkers.
Overdracht aan het Rijk
Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH), voormalig Doc-direkt, is de kennispartner en IHH-professional van het Rijk. Zij vullen o.a. alle wet- en regelgeving van het Rijk in op het gebied van retentie en bewaartermijnen. Zo zijn velen juridische documenten, zoals testamenten en huwelijkse voorwaarden in Nederland digitaal in te zien door het Rijk.
De OASIS Group heeft voor de notarisbranche een speciale service ontwikkeld die het overdragen van akten en testamenten aan het Rijk verzorgt, zodat u er zelf geen omkijken naar heeft en alles prima is geregeld. Wij ontzorgen de notaris volledig in dit proces.
Uitbestede opslag bij u in de buurt voor vertrouwelijke of gevoelige documenten die 100% veilig en eenvoudig te vinden zijn.
Er worden grote hoeveelheden papier verwerkt, zodat uw team sneller op verzoeken kan reageren.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid.
Uw vertrouwelijke materiaal wordt vernietigd door veiligheidscontroleurs. Dit wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Uitbesteedde opslag waarbij uw volledige documentenbestand geïndexeerd, gecatalogiseerd, zichtbaar en toegankelijk is.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid, om samenwerking en werken op afstand te verbeteren.
Uitbestede opslag bij u in de buurt voor kortere ritten – en tot 40% lagere emissies in onze vlaggenschipfaciliteit.
Dankzij onze snelle scanservice hebt u op ieder gewenst moment toegang tot uw papieren documenten op het scherm.
Uw overbodige documenten worden door veiligheidscontroleurs vernietigd. Deze worden vervolgens gerecycled in papierfabrieken.
Maak ruimte vrij om energieverbruik te verminderen met onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bewaar uw documenten veilig in onze beveiligde opslagen, waar onze medewerkers uw documenten kunnen ophalen en binnen 4 uur leveren.
Dankzij onze snelle scandienst heeft u op ieder gewenst moment eenvoudig toegang tot uw papieren documenten op het scherm.
Een speciale service om magneetbanden en andere media te beschermen en toegankelijk te houden voor herstel na een ramp.
Uitbesteedde opslag dicht bij u in de buurt voor documenten die 100% veilig zijn, maar toch toegankelijk.
Archiveer archief- en overmaatse stukken
U kunt erop vertrouwen dat uw spullen, hoe waardevol, onhandelbaar of kwetsbaar ze ook zijn, in veilige handen zijn.
Een speciale service om magneetbanden en andere media te beschermen en te herstellen na een ramp.
Haal informatie uit gebonden boeken en grootboeken zonder uw waardevolle bibliotheek te beschadigen.
We’ll take the information locked away in legacy media formats like microfiche and make it usable for your team or customers.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bespaar kosten door ruimte vrij te maken om te verkopen of te hergebruiken. Strikte bewaartermijnprocedures zorgen ervoor dat u nooit betaalt om oud papier op te slaan.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw recordsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bespaar kosten door ruimte vrij te maken om te verkopen of te hergebruiken. Strikte bewaartermijnprocedures zorgen ervoor dat u nooit betaalt om oud papier op te slaan.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw recordsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Vermijd de vertragingen en fouten van postverzending en profiteer van perfecte nabewerking.
‘OASIS have consistently delivered a quality client focused service. They successfully managed, in conjunction with DMHS, a time sensitive project that saw in excess of 40,000 important documents migrated from our in-house facility to their specialised warehouse.’
Antwoorden op veelgestelde vragen over het beheer van juridische dossiers met OASIS.
Worden onze gegevens en bestanden veilig beheerd en voldoen ze aan de wettelijke vereisten?
Wij zijn de grootste private informatiebeheerder in Europa en hebben honderden klanten in de juridische dienstverleningsbranche. Ieder jaar scannen we meer dan 204 miljoen documenten en slaan we meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes op in onze veilige, moderne opslaglocaties in het hele land. We hebben de juiste ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiliging. Ook voldoen we aan de eisen voor veilige vernietiging van vertrouwelijke documenten en het bewaren van archieven. We helpen onze klanten om te voldoen aan de AVG-regelgeving. Onze opslagruimtes zijn 24/7 beveiligd met videobewaking, toegang met toetsenbord en vingerafdrukscanners.
Als we snel toegang tot een document nodig hebben, wie bezorgt het en hoe lang duurt het?
U zult moeilijk een ander archiefbeheerder vinden die zo’n veilige en efficiënte manier van werken biedt. We werken niet met externe contractanten; al het werk, van audits en indexeren tot opslag, scannen en snelle levering, wordt door ons team gedaan. Onze medewerkers zijn gescreend volgens de BS7858-beveiligingsnormen. In dringende gevallen kunnen we een document binnen 4 uur leveren. Als u het digitale document wilt zien, kunnen we het snel scannen en naar u sturen. We halen 99% van onze service level agreements (SLA’s).
Hoe kunt u ons helpen onze milieudoelstellingen te bereiken?
Als duurzaamheid belangrijk is voor u, is het essentieel om partners te hebben die hetzelfde denken. Onze London Gateway-faciliteit is 10.000 m² groot en gebouwd volgens de hoogste BREEAM-standaarden, wat betekent dat het een van de meest duurzame magazijnen ter wereld is. We hebben 40% minder koolstofemissies. Maar ook onze vestigingen en vervoermiddelen in Nederland zijn verduurzaamd.
Zal ons advocaten- of notariskantoor profiteren van de nieuwste bestandsbeheermogelijkheden?
Archiefbeheer verandert voortdurend. Bij OASIS integreren we nieuwe technologieën en processen als ze onze klanten ten goede komen. Ons documentbeheerportaal kan eenvoudig worden gekoppeld aan uw interne systemen, waardoor u tijd bespaart en dubbele inspanningen voorkomt. Onze opslagfaciliteiten maken gebruik van energie-efficiënte technologieën zoals zonnepanelen en regenwateropvang om de CO2-uitstoot te verlagen.
Hoe kunt u ons advocaten- of notariskantoor helpen met digitale transformatie?
Hoewel er nog steeds veel papiergebruik in het rechtssysteem is, zijn organisaties bezig met digitalisering. Als uw documentbeheerportaal niet goed samenwerkt met uw belangrijkste systemen, is het moeilijk om vooruitgang te boeken. Wij kunnen ons portaal integreren met uw systemen en helpen oude archieven te scannen en indexeren. Dit maakt het eenvoudiger om gegevens te doorzoeken en gebruik te maken van technologieën zoals generatieve AI om de efficiëntie en analyse te verbeteren.
We zijn niet tevreden met onze huidige leverancier, maar zal de overstap naar OASIS moeilijk zijn?
Het kan overweldigend lijken om duizenden documenten over te dragen naar een nieuwe leverancier. Dit is vaak de reden waarom sommige advocatenkantoren bij slechte leveranciers blijven. OASIS heeft ruime ervaring in het overnemen van archieven welke bij andere leveranciers opgeslagen staan, van grote tot kleine kantoren. Wij regelen alles, van audits en catalogisering tot training van uw personeel op ons systeem.
Wij beheren de administratie op dit moment zelf. Zzu het niet eenvoudiger zijn om dit uit te besteden aan OASIS?
Het kan handig lijken om gegevens dichtbij te hebben. Maar veel grote advocatenkantoren kiezen er voor om hun bestandsbeheer uit te besteden omdat de nadelen van het eigen beheer vaak groter zijn. Als juridische specialist is het beheren van een archief niet uw vakgebied. Door zelf belangrijke bestanden op kantoor op te slaan, loopt u risico’s zoals schade, verlies of beveiligingsproblemen (AVG). Bovendien verspillen medewerkers tijd met het zoeken naar bestanden, wat de winstgevendheid vermindert. Met OASIS heeft u elk document binnen enkele uren bij de hand, op papier of digitaal, terwijl wij zorgen voor een veilige en kosteneffectieve opslag en beheer.
