- 07 | 10 | 2025
Contractmanager of bedrijfsjurist zijn is geen makkelijke taak. Teams zijn vaak klein: één jurist ondersteunt soms wel 300 medewerkers (bron: Association of Corporate Counsel). Ze moeten honderden contractvragen beantwoorden. Daarnaast moeten ze het overzicht houden over papieren en digitale documenten én omgaan met ontbrekende of onjuiste gegevens.
Tel daar nog niet-standaard contracten bij op die door andere teams zijn opgesteld, en de problemen stapelen zich snel op.
Als jij verantwoordelijk bent voor contracten, zullen deze vragen je bekend voorkomen, net als de moeite die het kost om ze te beantwoorden. Sluiten alle contracten aan op de huidige voorwaarden? Ben je op de hoogte van belangrijke deadlines, zoals prijsstijgingen of contractverlengingen? En hoe vind je snel de juiste documenten terug als ze verspreid liggen over archiefkasten, mappen in SharePoint en persoonlijke harde schijven?
Maak kennis met Contract IQ van OASIS: een speciaal ontwikkeld systeem om zowel lopende als oudere contracten te categoriseren. In tegenstelling tot traditionele contractmanagementsoftware wordt dit systeem ingericht en onderhouden door een in het VK gevestigd team van documentspecialisten. Zo blijven de gegevens altijd actueel en betrouwbaar.
We spraken een contractmanager over 7 problemen die zij met Contract IQ heeft opgelost.
“Voor Contract IQ was ons proces 100% handmatig. We uploaden contracten rechtstreeks in ons CRM-systeem en vulden de velden handmatig in. De keuzemenu’s dwongen ons soms tot verkeerde invoer, zo moesten we betalingstermijnen van 28 dagen afronden naar 30. In de vrije tekstvelden was de ruimte beperkt en verschillende teamleden noteerden zaken op hun eigen manier. Dat leidde tot verwarring bij de interpretatie.”
“Tijdens onze organische groei was het nét te doen, maar toen we andere bedrijven begonnen over te nemen, liep alles vast. De gegevens die we nodig hadden veranderden, maar teruggaan om die handmatig te corrigeren was onmogelijk.”
Na Contract IQ
“Contract IQ heeft het handwerk drastisch verminderd en levert inzichten waarmee we verplichtingen en kansen proactief kunnen managen. Het is niet zomaar een tool, maar een essentieel onderdeel van hoe we onze strategie vormgeven en uitvoeren.”
“Onze tijd ging op aan het reageren op contractkwesties en het beantwoorden van vragen. Daardoor kwamen we nauwelijks toe aan strategischer werk. We waren meer bezig met brandjes blussen dan met initiatieven die het bedrijf konden laten groeien. Naarmate de tijd verstreek, werden de uitdagingen alleen maar complexer en moeilijker te managen.”
Na Contract IQ
“Met Contract IQ hebben we meer tijd voor proactieve, waarde toevoegende activiteiten. We kunnen processen optimaliseren en kansen identificeren om risico’s te verlagen of juist de omzet te vergroten. Voorheen verdronken we in administratie en waren we eindeloos bezig met velden invullen.”
“Onze CRM-gegevens waren nogal versnipperd. Veel mensen hadden toegang tot het systeem, maar doordat er geen centrale controle was over de contractdata ontstonden risico’s. Soms ontbraken er gegevens, of werden ze per ongeluk gewijzigd of verwijderd. Daardoor ontbrak het binnen het hele bedrijf aan vertrouwen in de data.”
Na Contract IQ
“Omdat Contract IQ integreert met onze CRM, is handmatige invoer niet meer nodig en maken we dus ook minder fouten. Alle contractinformatie wordt automatisch gesynchroniseerd, zodat teams altijd toegang hebben tot actuele, relevante gegevens, direct in het CRM. Dat maakt het efficiënter, zowel voor ons team als voor onze klanten.”
“Ons contractmanagementteam is klein, en de vele vragen die bij ons terechtkwamen zorgden vaak voor knelpunten. We zochten ons met CTRL + F door contracten heen. Veel documenten hadden geen OCR, dus we moesten ze letterlijk woord voor woord doorlezen. Dat kostte enorm veel tijd en was lastig voor collega’s die niet gewend waren met contracten te werken.”
Na Contract IQ
“Nu is alle data beschikbaar voor het hele bedrijf. Iedereen kan eenvoudig zoeken, niet alleen in één contract maar door de hele database. Er is geen limiet aan het aantal gebruikers, dus iedereen die toegang nodig heeft, van klantbeheer en bedrijfsvoering tot facturatie en compliance, kan ermee werken. Het is gebruiksvriendelijk en intuïtief. Bovendien werken wij internationaal en het direct kunnen vertalen van buitenlandse contracten heeft echt een groot verschil gemaakt.”
“Vroeger was het volstrekt onmogelijk om direct antwoord te krijgen.”
Na Contract IQ
“Met alle informatie op de juiste plek, op het juiste moment, kunnen we sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen. Naast het verminderen van risico’s heeft Contract IQ onze efficiëntie verhoogd, meer inzicht in contracten gegeven en het eenvoudiger gemaakt om compliant te blijven.”
“Zoveel van onze tijd ging op aan handmatige processen en brandjes blussen dat het bijna onmogelijk was om ruimte te maken voor activiteiten die echt waarde toevoegen.”
Na Contract IQ
“Nu kunnen we het rendement op onze investering aantonen dankzij de efficiëntie en verbeteringen die dit systeem in ons contractbeheerproces brengt. Doordat handmatig werk is verminderd en we realtime toegang hebben tot gegevens, kunnen we sneller en beter onderbouwde beslissingen nemen. We hebben overal meer inzicht, van data en deadlines tot prijzen en aansprakelijkheid. Zo kunnen we risico’s beperken en contracten proactief managen om de waarde en winstgevendheid te maximaliseren.”
“We wisten dat er iets moest veranderen. We hadden contract lifecycle management (CLM)-software en contractarchieven onderzocht, maar we maakten ons zorgen over het implementatieproces en hoe dat het bedrijf en bestaande workflows zou verstoren.”
Na Contract IQ
“De andere opties die we hadden bekeken vroegen enorm veel tijd en inzet van onze kant, die we simpelweg niet hadden. Bij Contract IQ deed OASIS de volledige onboarding voor ons. Wij hoefden alleen toegang te geven tot de contracten.”
De tijd van bedrijfsjuristen en contractmanagers is waardevol. Die verspillen aan handmatig zoeken, gegevens invoeren en brandjes blussen maakt het werk zwaarder. Het beperkt ook hoe effectief deze hoogopgeleide professionals in andere taken kunnen zijn.
Contract IQ neemt die ballast weg en geeft tijd terug, zodat je team zich kan richten op interessanter en winstgevender werk dat helpt je organisatie te laten groeien.
Meer weten over Contract IQ? Bezoek: https://oasisgroup.nl/wat-we-doen/onze-diensten/digitale-technologieen/oasis-contract-iq/
