- 29 | 10 | 2026
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
OASIS en Visma Circle maken het onderwijsarchief volledig digitaal
Maak jouw archief digitaal
Veel mbo-instellingen, hogescholen en andere onderwijsorganisaties bewaren hun diploma- en examendossiers nog altijd ook op papier. Soms gaat het om duizenden, soms wel honderdduizenden documenten.
Die dossiers moeten zorgvuldig worden bewaard want kunnen jaren later opnieuw nodig zijn. Bijvoorbeeld voor een diplomawaardering, controle of informatieverzoek.
Het nadeel hiervan is dat een fysiek archief veel ruimte inneemt. Bovendien betekent het terugvinden van één document vaak zoeken in talloze dozen en mappen. Een tijdrovend klusje.
OASIS Group en Visma Circle brengen daar samen verandering in. OASIS maakt het papieren archief digitaal beschikbaar. Visma Circle zorgt met Djuma dat de informatie daarna vindbaar en beheersbaar blijft.
OASIS haalt de informatie uit de dozen
Een digitale postkamer verwerkt zowel fysieke als digitale bronnen. Denk aan brieven, e-mails, pdf’s en afbeeldingen
Papieren documenten worden geopend en gescand. Digitale berichten kunnen direct worden vastgelegd. Daarbij kan het systeem ook relevante gegevens uitlezen, zoals een factuurnummer of patiëntnummer.
Zo verandert binnenkomende post in informatie waarmee een proces direct verder kan.
Djuma geeft ieder dossier een vaste plek
Visma Circle brengt de gescande documenten vervolgens onder in Djuma. Daar worden diploma- en examendossiers centraal opgebouwd en beheerd.
Medewerkers zoeken vanaf dat moment vanuit één vaste structuur en krijgen toegang op basis van hun rol. Ook kunnen bewaartermijnen en archief afspraken worden meegenomen in de inrichting.
De informatie staat daardoor niet langer verspreid in verschillende kasten en dozen. Wie een dossier nodig heeft, zoekt op de gegevens die binnen de onderwijsinstelling al bekend zijn. Dit scheelt tijd en frustratie.
Lees meer
Het papier kan daarna uit het proces
Zodra de digitalisering is afgerond en de dossiers beschikbaar zijn in Djuma, vernietigt OASIS de fysieke documenten vertrouwelijk.
De onderwijsinstelling hoeft daardoor geen ruimte meer vrij te houden voor het papieren archief. Ook blijven er zo geen meerdere versies naast elkaar bestaan waarvan na verloop van tijd onduidelijk is welke de juiste is.
Vanaf dat moment staat het digitale dossier centraal. Nieuwe informatie kan direct digitaal worden toegevoegd en medewerkers werken vanuit dezelfde bron.
Van archiefkast naar Djuma zonder losse eindjes
OASIS en Visma Circle stemmen het fysieke en digitale deel van het traject op elkaar af. Vooraf wordt bepaald welke informatie nodig is, hoe de dossiers worden opgebouwd en op welke manier de bestanden worden overgedragen.
De onderwijsinstelling hoeft daardoor niet zelf de aansluiting tussen een scanpartij en softwareleverancier te organiseren. Dat verkleint de kans op fouten, ontbrekende metadata of bestanden die achteraf lastig te gebruiken blijken.
De samenwerking levert onderwijsinstellingen concreet het volgende op:
Minder archiefruimte en fysiek beheer
Diploma- en examenstukken sneller terugvinden
Dossiers beheren volgens de afgesproken bewaar- en archiefregels
Minder risico op verlies of beschadiging van papieren documenten
Eén digitale werkwijze voor bestaande en nieuwe dossiers
Klaar voor een volledig digitaal onderwijsarchief
Met OASIS en Visma Circle loopt het proces door van de eerste archiefdoos tot een beheerd dossier in Djuma. Na de vertrouwelijke vernietiging van de papieren documenten kan de onderwijsinstelling volledig digitaal verder.
Herken je dit vraagstuk binnen jouw onderwijsorganisatie?
OASIS en Visma Circle denken graag mee over een aanpak die past bij jouw archief en werkwijze.
- 19 | 10 | 2026
Veelgestelde vragen over veilige archiefopslag
Read Veelgestelde vragen over veilige archiefopslag now