- 07 | 10 | 2025
…en waarom de oplossing soms dichterbij is dan je denkt.
Ronde 1. In de rode hoek: de CIO. In de blauwe hoek: een afdelingshoofd. Twee zwaargewichten, die strijden om de titel: ontwerper van het best passende documentmanagementsysteem.
In een perfecte wereld zouden IT en andere afdelingen nauw samenwerken, in plaats van tegenover elkaar te staan. Want als het gaat om het opslaan, beheren en delen van bedrijfsdocumenten, wil iedereen toch hetzelfde? Een gebruiksvriendelijk, kostenefficiënt systeem dat besluitvorming versnelt en voldoet aan alle regelgeving.
Maar de praktijk is vaak weerbarstiger. Wie ooit in IT werkte óf leiding gaf aan een team, weet hoe lastig het kan zijn.
Hier volgen vijf veelvoorkomende discussies op weg naar beter documentbeheer.
Stel, je geeft leiding aan de engineeringafdeling. Als een onderaannemer de verkeerde versie van een tekening onder ogen krijgt, kan dat grote gevolgen hebben. Onderdelen worden ontworpen op basis van een verouderde specificatie, wat leidt tot verloren tijd, verspilde kosten en gemiste deadlines. Daarom bewaart je team misschien werkbestanden in de ene map en definitieve versies in een andere. Het is een workaround, maar wel een die dubbele inspanning vraagt en ruimte laat voor fouten als de verkeerde bestanden worden gekopieerd.
Voor IT levert die duplicatie van informatie extra belasting op: dubbele opslag, meer systemen om te beheren en hogere kosten, zowel lokaal als in de cloud.
De oplossing: een systeem dat toegangsrechten automatisch en betrouwbaar beheert, zonder handmatige interventies, duplicatie of datasilo’s.
Als afdelingshoofd maakt het je misschien niet uit waar informatie wordt opgeslagen, zolang het maar veilig en gemakkelijk toegankelijk is. Voor jou telt dat je team zonder gedoe bij de juiste documenten kan.
Voor de CIO ligt dat anders. Die draagt de verantwoordelijkheid voor dataveiligheid en compliance. Zodra digitale of papieren bestanden buiten de eigen infrastructuur terechtkomen of in een andere jurisdictie worden opgeslagen, ontstaan er risico’s: strengere eisen rond gegevensbescherming, mogelijke datalekken en extra kwetsbaarheid wanneer informatie zich verplaatst van interne systemen naar externe leveranciers.
De oplossing: houd data in eigen beheer, maar maak het wel makkelijk toegankelijk voor wie het nodig heeft.
Veel organisaties slaan hun documenten op in SharePoint. Niet zo vreemd: maar liefst 83% van alle bedrijven werkt met Microsoft 365. SharePoint is een krachtig opslagsysteem, maar iedereen weet dat het niet alle functies biedt die je verwacht van een gespecialiseerd documentmanagementsysteem.
Voor afdelingen die werken met zeer specifieke documenttypen, zoals technische tekeningen in technische teams, is een generieke oplossing vaak niet genoeg. Zij willen tools die documenten op een gebruiksvriendelijke manier kunnen bekijken, doorzoeken en beheren, afgestemd op hun dagelijkse werkprocessen.
Voor IT ligt de uitdaging elders. Als elke afdeling een eigen niche-oplossing aanschaft, ontstaat een gefragmenteerd landschap vol tools die allemaal updates, training en ondersteuning nodig hebben. Dat zet druk op capaciteit, kosten en stabiliteit.
De oplossing: een systeem dat kan worden afgestemd op de behoeften van elke afdeling, maar wel is gebouwd op vertrouwde, bestaande technologie.
Wie dagelijks met documenten werkt, verwacht dat het systeem snel en logisch werkt. Je wilt al je documenten vanaf één scherm kunnen doorzoeken en gegevens terugvinden op basis van logische en herkenbare criteria. Je wilt duidelijke weergaven die informatie overzichtelijk tonen, eenvoudig toegang tot versiegeschiedenis en goedkeuringen voor audits, en offline met je documenten kunnen werken wanneer je op locatie bent.
IT vindt gebruiksvriendelijkheid óók belangrijk, maar andere thema’s staan vaak hoger op de agenda: kosten, beheerlast en databeveiliging.
De oplossing: een systeem dat intuïtief en overzichtelijk is voor teams, terwijl het voor IT beheersbaar en veilig blijft.
De grote vraag: wat kost een op maat gemaakt documentmanagementsysteem? Als hoofd van de technische afdeling moet je scherp op het budget letten, maar je bent bereid om een redelijk bedrag te investeren als dat betekent dat je team productiever wordt.
De CIO heeft op zijn beurt al geïnvesteerd in organisatiebrede systemen zoals Microsoft 365. Waar mogelijk zal het IT-team andere afdelingen stimuleren om die bestaande investeringen optimaal te benutten, in plaats van nog eens extra geld te besteden aan losse, zelfstandige tools.
De oplossing: je hebt een systeem nodig dat voortbouwt op technologie die al in huis is, in plaats van dubbele kosten te maken voor een afzonderlijk platform.
Voorkom dat teams tegenover elkaar komen te staan door te kiezen voor OASIS FileSmart: een enterprise-add-on die de kloof dicht tussen het SharePoint dat je al hebt en het op maat gemaakte recordmanagementsysteem dat je teams nodig hebben. Daarmee krijgen afdelingen eindelijk de functionaliteit die ze zoeken, zonder een compleet nieuw systeem te hoeven aanschaffen.
Stel toegangsrechten in op een manier die past bij jouw organisatie. In het voorbeeld van de technische afdeling kun je tekeningen zo instellen dat alleen het interne team de conceptversies kan zien, terwijl definitieve versies zichtbaar zijn voor onderaannemers. Of elders in de organisatie kunnen promotiebrieven zo worden beheerd dat HR-partners toegang hebben, maar medewerkers van finance niet.
Zo blijft vertrouwelijkheid behouden, terwijl documenten niet langer worden “verstopt” in afgeschermde mappen, waardoor anderen ze niet kunnen vinden. En voor IT blijft het proces overzichtelijk, zonder dubbele opslag of onnodige kosten voor extra databeheer.
FileSmart zet je bestaande SharePoint-omgeving om in een op maat gemaakt digitaal documentmanagementsysteem. Dat betekent dat alle data binnen je eigen IT-omgeving blijft. Papieren dossiers kunnen worden opgeslagen bij OASIS of andere leveranciers en toch volledig doorzoekbaar worden gemaakt binnen je FileSmart-systeem.
Neem bijvoorbeeld een huisartsenpraktijk. Stel dat je als praktijkmanager een gearchiveerd Lloyd George-dossier nodig hebt. Zodra zo’n dossier één keer is gescand, wordt het digitale bestand direct beschikbaar voor bevoegde medewerkers binnen je systeem, in plaats van dat hetzelfde document steeds opnieuw moet worden gescand wanneer iemand er toegang toe wil.
Daardoor voorkomt het IT-team problemen met datasoevereiniteit, kan het systeem eenvoudig meegroeien met je eigen cloudopslag én bespaart de organisatie geld, omdat papieren dossiers niet telkens opnieuw hoeven te worden gedigitaliseerd.
Je systeem wordt opgebouwd uit ongeveer 80% SharePoint en 20% FileSmart-technologie. In dat laatste deel ontwerpen onze documentmanagementspecialisten het maatwerk dat jouw organisatie nodig heeft. Als afdelingshoofd krijg je een systeem dat is ingericht rond jouw documenten, processen en toegangsrechten.
Werk je bijvoorbeeld bij een woningcorporatie, dan kan het systeem zo worden geconfigureerd dat huurovereenkomsten en andere documenten correct worden beheerd volgens de juiste bewaartermijnen, inclusief automatische meldingen voor belangrijke datums.
En als CIO geef je je interne teams precies het gepersonaliseerde platform dat ze nodig hebben, zonder enorme financiële investeringen of een constante stroom aan wijzigingsverzoeken en integraties. Iedere afdeling krijgt maatwerkfunctionaliteit, zonder dat er voor elke afdeling een aparte tool hoeft te bestaan.
Je teams weten al hoe ze met SharePoint moeten werken en FileSmart bouwt voort op die vertrouwde basis door er een gebruiksvriendelijkere interface bovenop te zetten. In het voorbeeld van de technische afdeling kan het team profiteren van eenvoudig te volgen goedkeuringsprocessen en opties om eerdere versies van bestanden automatisch te verbergen (maar wél toegankelijk te houden). Ze kunnen daarnaast offline werken met snelle gegevensweergave, en meldingen aanpassen aan hun eigen behoeften.
Een advocatenkantoor kan bijvoorbeeld specifieke bewaartermijnen nodig hebben die automatisch in het systeem zijn ingebouwd, terwijl een bank al haar hypotheek- of andere financiële documenten vanaf één centrale plek doorzoekbaar wil maken. Het systeem is ontworpen om het werk makkelijker te maken, terwijl strikte datagovernance en naleving van regelgeving behouden blijven.
Voor IT is het een win-winsituatie: het maatwerksysteem draait immers op Microsoft 365, een platform waar ze al mee vertrouwd zijn en dat ze toch al beheren. Bovendien integreert FileSmart met Power Apps, sluit het aan op andere systemen zoals Workday, boekhoudpakketten en CRM’s, en kunnen gegevens eenvoudig worden gebruikt voor AI-toepassingen.
Het korte antwoord? Veel minder dan een losstaand documentmanagementsysteem. Een Britse financiële dienstverlener bespaarde onlangs £ 350.000 over vijf jaar door FileSmart te gebruiken in plaats van een maatwerk-EDRMS (electronic document and records management system).
En dat is goed nieuws voor afdelingshoofden, IT en de hele organisatie.
Om meer te weten te komen over het omzetten van je SharePoint in een EDRMS met FileSmart, kun je contact opnemen via
Meer weten over FileSmart? Mail ons op info@oasisgroup.com.
