- 15 | 10 | 2026
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Veelgestelde vragen over veilige archiefopslag
Extern archief: jouw vragen beantwoord
Een archief uit handen geven roept vragen op over de overstap en de beschikbaarheid van documenten zodra er haast bij komt kijken. OASIS verzorgt al 25 jaar externe archiefopslag en beantwoordt in deze blog de vragen die het vaakst voorbijkomen.
Vraag 1 Zorgt het uitbesteden van ons archief voor veel gedoe?
Een archief verhuizen komt zelden gelegen. Een ervaren opslagpartner zorgt er daarom voor dat het dagelijkse werk zo veel mogelijk doorgaat.
De specialisten van OASIS maken vooraf een implementatieplan dat aansluit op bestaande processen en de drukste momenten vermijdt. Toen een ziekenhuis met 500.000 papieren patiëntendossiers uitbestede, werden de ophaalmomenten buiten de piekuren gepland.
Zo verhuist het archief, terwijl de organisatie doorwerkt.
Vraag 2 Hoe lang duurt het voordat alle archiefdozen zijn opgehaald?
Dat hangt af van de omvang en de werkzaamheden die vooraf nodig zijn. Toch kan het sneller gaan dan je misschien verwacht.
OASIS controleerde, ordende en verhuisde een papieren archief van bijna 300 meter voor een woningcorporatie. Een deel werd ook gescand. Binnen vijf maanden was het volledige traject afgerond.
Vraag 3 Hoe voegen we later nieuwe documenten toe?
Een archief staat na de eerste verhuizing uiteraard niet stil.
Je ontvangt barcodestickers waarmee nieuwe dozen worden geregistreerd. Via het online systeem plan je vervolgens een ophaalmoment. OASIS voegt de documenten toe aan het bestaande archief en zorgt dat ze vanaf dat moment traceerbaar blijven.
Lees meer
Vraag 4 Wat kost externe archiefopslag?
Het korte antwoord: dat verschilt.
Sommige organisaties bewaren minder dan duizend documenten bij OASIS. Andere archieven bestaan uit miljoenen stukken. Ook het afgesproken serviceniveau telt mee. Wil je een fysiek document bij een aanvraag binnen enkele uren ontvangen, dan hoort daar een andere dienstverlening bij dan wanneer snelheid minder belangrijk is.
Bij een goede vergelijking kijk je ook naar wat externe opslag bespaart:
- Vooraf opschonen verkleint het aantal documenten dat moet worden opgeslagen
- Bewaartermijnen voorkomen dat verouderde dossiers jarenlang blijven staan
- Kantoorruimte of een externe opslaglocatie kan worden vrijgemaakt
- De voormalige archiefruimte krijgt ruimte voor iets wat wél bijdraagt aan de organisatie
De prijs per doos vertelt dus maar een deel van het verhaal.
Vraag 5 Wat als we een document met spoed nodig hebben?
Spoed houdt weinig rekening met de plek waar je archief staat. Daarom leg je vooraf vast hoe snel documenten beschikbaar moeten zijn.
Met Scannen on Demand kan een document vrijwel direct digitaal worden geleverd. Heb je het origineel nodig, dan wordt het fysiek bezorgd volgens de afgesproken servicevoorwaarden. Bij OASIS kan dat in sommige gevallen binnen ongeveer vier uur.
Vraag 6 Hoe vragen we een opgeslagen document op?
Klanten van OASIS gebruiken hiervoor een beveiligd selfserviceportaal OASIS Bridge. Medewerkers kunnen daarin bestanden zoeken en aanvragen, binnen de toegangsrechten die voor hen zijn ingesteld.
Een bestand nodig? Dan voeg je het toe aan je digitale winkelmandje. OASIS scant het document of bezorgt het origineel volgens de gemaakte afspraken. Geen ellenlange speurtocht of belronde langs verschillende afdelingen.
Iedere aanvraag krijgt een datum- en tijdstempel. Tijdens het transport wordt het bestand op iedere locatie via de barcode gescand en de ontvanger tekent voor aflevering. Ook retourzendingen worden in hetzelfde systeem verwerkt. Zo blijft de volledige keten controleerbaar.
Vraag 7 Wordt voldoen aan de AVG/GDPR moeilijker als we ons archief uitbesteden?
Met de juiste opslagpartner wordt het juist makkelijker om grip te houden.
Via de portal OASIS Bridge kunt u zien wie een document heeft opgevraagd en wanneer. Bewaartermijnen kunnen consequent worden toegepast en documenten worden veilig vernietigd zodra ze niet meer nodig zijn.
Daarnaast zijn professionele archieflocaties ingericht voor langdurige en veilige opslag. Doordat ieder onderdeel van het archief wordt gecatalogiseerd, geïndexeerd en voorzien van een barcode, weet je precies wat je waar bewaart. Dat geeft meer zekerheid dan een verzameling dozen waarvan niemand de inhoud nog helemaal kent.
Vraag 8 Hoe worden onze documenten tegen diefstal beschermd?
Professionele archieflocaties werken met meerdere beveiligingslagen.
Bij OASIS gaat het onder meer om centrale alarmsystemen die 24 uur per dag actief zijn en cameratoezicht waarbij beelden 90 dagen worden bewaard. De locaties zijn voorzien van afgesloten toegangspoorten en een 2,2 meter hoge omheining. Ook vinden controles door beveiligingspersoneel plaats.
Voor extra beveiligde opslag zijn kluizen beschikbaar met permanent cameratoezicht, toegangscodes en biometrische vingerafdrukscanners. Een reservegenerator van 330 kVA houdt belangrijke systemen bij stroomuitval in bedrijf.
Vraag 9 En hoe zit het met brand, water of andere schade?
Een professionele archieflocatie is gebouwd om documenten te beschermen tegen brand, wateroverlast, ongedierte en schadelijke omgevingsinvloeden.
OASIS werkt met uitgebreide protocollen en systemen voor zeer vroege rookdetectie, waaronder VESDA. Beveiligde kluizen beschikken over gasblusinstallaties en brandalarmen worden op afstand bewaakt.
Ook de inrichting telt mee. De onderste schappen staan tien centimeter boven de vloer en laadruimtes hebben voorzieningen tegen binnenstromend water. Erkende externe partijen controleren de locaties op ongedierte. Voor kwetsbaar materiaal zijn geklimatiseerde kluizen beschikbaar waarin temperatuur en luchtvochtigheid worden bewaakt.
Vraag 10 Hoe kiezen we een goede archiefopslagpartner?
Bepaal eerst wat voor jouw organisatie het zwaarst weegt en vraag aanbieders om hun kwaliteiten op die punten aan te tonen.
Heb je regelmatig met spoed documenten nodig? Dan helpt een opslaglocatie in de buurt. Werk je in een sterk gereguleerde of gespecialiseerde sector, dan is relevante ervaring belangrijk.
Kijk ook naar de digitale aansluiting. Kan de partner gescande bestanden rechtstreeks in je document- of archiefbeheersysteem plaatsen? Dat scheelt je IT-team extra werk en voorkomt dat er opnieuw een los systeem bijkomt.
Goede archiefopslag draait uiteindelijk om meer dan een veilige plek voor dozen. Je documenten moeten beschermd én beschikbaar blijven.
Staat jouw vraag er niet tussen? Neem contact op met OASIS. We helpen je graag verder.
Staat jouw vraag er niet tussen?
Neem contact op met OASIS. We helpen je graag verder.
- 28 | 09 | 2026
Archiefdigitalisering bij woningcorporaties: zo werkt dat
Read Archiefdigitalisering bij woningcorporaties: zo werkt dat now