Client care NL/BE is telefonisch bereikbaar van Ma-Vrij van 8:30-17:00 uur.
Nederland
België
Verenigd Koninkrijk
Ierse Republiek:
We bieden veilige, toegankelijke opslag en scannen in 6 landen. Neem contact met ons op om een bezoek te regelen, we leiden u graag rond.
Locaties
Antwoorden op veelgestelde vragen over informatiebeheer met OASIS. Staat uw vraag er niet bij?
Stuur ons een berichtWe moeten samenwerken met een gevestigde, vertrouwde dienstverlener voor archiefbeheer. Voldoet OASIS hieraan?
Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa, met zo’n 11.500 klanten. Jaarlijks scannen we meer dan 204 miljoen stukken. Meer dan 115 miljoen barcodedozen en -bestanden worden opgeslagen in onze beveiligde, moderne faciliteiten. We hebben meer dan 70 locaties in Europa en hebben 1.700 medewerkers. We scannen meer dan 17 miljoen afbeeldingen per maand en slaan meer dan 200 terabytes aan digitale informatie op voor onze klanten (dat is gelijk aan zo’n 200 miljoen foto’s van hoge kwaliteit).
Hoe verloopt de overstap van mijn huidige informatiebeheerdienstverlener naar OASIS en zijn hier kosten mee verbonden?
Het vooruitzicht om duizenden – soms miljoenen – documenten over te dragen aan een nieuwe dienstverlener kan overweldigend zijn. Zozeer zelfs dat sommige organisaties vasthouden aan leveranciers die consequent SLA’s missen, onnodig documenten bewaren waarvan de bewaartermijn is verstreken, waarvan de milieuprestaties onbevredigend zijn of die geen contracten tegen concurrerende prijzen aanbieden. OASIS heeft uitgebreide ervaring in het overnemen van slecht presterende informatiebeheerprogramma’s. Wij nemen alle hoofdpijn van het verplaatsen van archiefdozen en bestanden van bestaande leveranciers naar onze beveiligde faciliteiten op ons. Ons prijsmodel compenseert uw transitie- en exitkosten.
Welke soorten archiefstukken bewaart u zoal?
Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle archiefstukken veilig op te slaan, waaronder:
Welke soorten archiefstukken scant u?
Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:
Welke soorten archiefstukken scant u?
Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:
Hoeveel dozen kan ik in uw faciliteiten opslaan?
Er is geen limiet aan het aantal stukken dat we voor u kunnen beheren. We werken met enkele van Europa’s grootste en bekendste bedrijven en slaan meer dan 115 miljoen archiefdozen met barcode op in onze faciliteiten.
Hoe lang duurt het als ik een document of archiefstuk dat bij u is opgeslagen, moet ophalen?
Wij bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie, inclusief levering op dezelfde dag en de daaropvolgende dag. We kunnen een document in minder dan 4 uur aan u overhandigen. Voor toegang op het scherm zullen we documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Noodtoegang tot uw informatie is 24/7 beschikbaar. Over de hele linie halen we 99% van onze SLA-doelen.
Als ik vertrouwelijke documenten of media vernietigd wil hebben, hoe kan ik er dan zeker van zijn dat dit veilig gebeurt (en dat er niets wordt versnipperd dat niet vernietigd mag worden)?
Wij bieden veilige document- en mediavernietigingsdiensten, waaronder het versnipperen en demagnetiseren van media (d.w.z. het wissen van harde schijven) en het vernietigen van cd’s, dvd’s en creditcards. Voor documentvernietiging gebruiken we beveiligde versnipperaars die papier verkleinen tot fijne deeltjes, waardoor reconstructie onmogelijk is. We zullen nooit een item vernietigen zonder toestemming van de klant. Het is een controleerbaar proces dat wordt gevalideerd met een certificaat van vernietiging. De veilige versnippering vindt plaats op een gespecialiseerde locatie in overeenstemming met BS EN 15713:2009. Wij bieden afsluitbare consoleversnipperingsbakken voor uw werkplek, om documenten veilig te houden totdat ze worden vernietigd.
Hoe beheert u de indexering van bestanden?
We gebruiken een barcodesysteem om alle gegevens te indexeren en te volgen, waardoor ze snel en eenvoudig terug te vinden zijn.
Kunt u ons blijven steunen naarmate we groeien en onze behoeften veranderen?
Als grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa hebben we de reikwijdte en schaal om iedereen te ondersteunen, van kleine bedrijven tot grote multinationals. We bieden een totale informatiebeheerservice voor alle soorten papieren en digitale gegevens.
Biedt u zowel korte als lange termijn opslag aan?
Absoluut – we kunnen uw documenten en bestanden voor een korte periode of zo lang als u wilt in opslag houden. We stemmen de service op u af.
Hoe flexibel is uw media- en tapeopslagservice?
U kunt schema’s instellen voor hoe vaak u wilt dat uw back-uptapes worden geroteerd. U kunt uw opgeslagen tapes op elk gewenst moment controleren. Wij bieden geplande tape-ophaaldiensten om ze bij u op te halen en naar ons archiefcentra te brengen. We barcoderen en volgen uw media via ons inventarisbeheersysteem op dezelfde manier als we dat voor uw documenten zouden doen. U krijgt direct toegang tot geroteerde tapes met onze versnelde ophaalservice.
Hoe gemakkelijk kan ik toegang krijgen tot grondmonsters die bij u zijn opgeslagen??
U kunt op elk gewenst moment toegang tot uw opgeslagen grondmonsters aanvragen voor analyse- of onderzoeksdoeleinden. Ieder grondmonster is gecatalogiseerd met gedetailleerde informatie, waaronder locatie, diepte en datum van extractie.
Onder welke industrienormen en certificeringen vallen uw archiefbeheerdiensten?
Wij beschikken over alle certificeringen die u mag verwachten van een dienstverlener in archiefbeheer voor sterk gereguleerde industrieën. Onze volledige lijst met certificeringen is:
Besteedt u een deel van uw archiefbeheer uit aan derden?
Wij bieden onze klanten een gesloten keten van bewaring. Documenten en andere items worden verzameld, opgeslagen, gescand en geleverd in eigen beheer bij OASIS door ons door veiligheidsteam. De enige service waarbij we een partner inzetten is voor gecertificeerde vernietiging.
Welke veiligheidsmaatregelen zijn er in uw opslagfaciliteiten getroffen?
OASIS-opslagfaciliteiten zijn uitgerust met state-of-the-art beveiligingsmaatregelen om de waardevolle activa van klanten te beschermen tegen diefstal. Deze omvatten:
Welke veiligheidsmaatregelen (brand-, overstromings-, ongediertebestrijding, klimaatbeheersing) worden er in uw opslagfaciliteiten getroffen om mijn documenten en bezittingen te beschermen?
Onze faciliteiten zijn ontworpen om uw spullen te beschermen tegen natuurrampen, brand, ongedierte, overstromingen of milieuschade. Onze veiligheidsmaatregelen omvatten:
Hoe waarborgt u de veiligheid van archiefstukken tijdens het transport (bijvoorbeeld bij het transport van onze locatie naar die van u)?
Wij gebruiken alleen onze eigen voertuigen voorzien van OASIS-logo die worden bestuurd door ons veiligheidspersoneel dat OASIS-uniformen en ID-badges draagt. Onze vloot wordt beschermd door:
Hoe gaat u ons helpen onze milieudoelstellingen te bereiken?
Alles wat we doen is gericht op het minimaliseren van uw CO2-voetafdruk in lijn met onze ISO 14001-certificering voor milieubeheer. Wij voeren nauwgezette retentiestrategieën uit en plannen brandstofbesparende bezorgroutes. Tenslotte wordt versnipperd papier gerecycled tot tissueproducten (keukenrol, toiletpapier) in papierfabrieken.
Hoe kunnen we de CO2-voetafdruk van onze archiefopslag verkleinen?
Ons vlaggenschiplokatie London Gateway beslaat 10.000 m2 en is gebouwd volgens BREEAM ‘uitstekend’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen. Met een vermindering van 40% in koolstofemissies, is het één van de meest duurzame lokaties ooit gebouwd. De toegepaste energie-efficiëntiestrategieën omvaten o.a. fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw en 95% van de gegenereerde afvalstoffen wordt ter plaatse gerecycled.
Wij zijn een organisatie in de publieke domein die informatiebeheerdiensten inkoopt via een raamovereenkomst. Kunnen wij met u samenwerken?
We hebben twee decennia aan ervaring met het werken in het publieke domein, waaronder grote zorgaanbieders, publieke dienstverleners en lokale overheidsinstanties zoals gemeentes. We zijn geregistreerd op raamovereenkomsten.
Bent u gekwalificeerd om juridische documenten op te slaan, te scannen en te beheren?
Absoluut. Wij werken met honderden bedrijven in de juridische sector, van advocaten behorende tot de ‘magic circle’ tot boutique advocaten- en notariskantoren. Wij verzamelen, bewaren, halen op en leveren gerechtelijke documenten, testamenten, akten, contracten en andere waardevolle documenten. Onze scanservice valt onder BS10008, wat betekent dat uw digitale bestanden kunnen worden gebruikt in gerechtelijke procedures.
Bent u gekwalificeerd om zorgdocumenten op te slaan, te scannen, te beheren en digitaal te versturen?
Ja, dat zijn we. Wij leveren archiefbeheerdiensten aan méér dan 650 cliënten in de gezondheidszorg, scannen en bewaren patiëntgegevens in overeenstemming met de vereisten in de AVG van de autoriteit persoonsgegevens. Wij kunnen gescande bestanden formatteren voor eenvoudige integratie in uw Electronisch Patiëntendossier (EPD) systeem.
Heeft u ervaring met informatiebeheer in het zeer gespecialiseerde upstream-segment van de energiesector?
Dat doen we. We werken met booroperators vanuit onze faciliteiten in Tynaarlo; onze gespecialiseerde opslagfaciliteit voor grondmonsters. U zult moeite hebben om onze mix van geologie, geofysica, oceanografie en sedimentologie-expertise te vinden bij een andere grote leverancier van informatiebeheer in de energiebranche.
Mag u vertrouwelijke informatie van klanten uit de banksector beheren?
Absoluut. Wij werken met verschillende grote namen in de bankwereld. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus.