Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Notarieel Archief Vlaanderen
Van inventarisatie en ordening tot de juiste verpakking. OASIS maakt het notarieel archief klaar voor overdracht aan het Rijksarchief.
Alles geregeld, van inventarisatie
tot overdracht
Minuten en repertoria ouder dan 75 jaar moeten worden overgebracht naar het Rijksarchief. Voor het zover is, moet het archief in goede en geordende staat zijn. Dat vraagt om een zorgvuldige inventarisatie, de juiste verpakking en een aanpak die aansluit op de richtlijnen van het Rijksarchief.
OASIS neemt de voorbereiding uit handen. We brengen het archief in kaart, zorgen voor een correcte ordening en verpakking en begeleiden het traject richting het Rijksarchief. Zo blijft het dagelijkse werk gewoon doorgaan.
- Inventarisatie van minuten en repertoria
- Ordening en kwaliteitscontrole
- Verwijdering van stof, nietjes, paperclips en andere schadelijke materialen
- Verpakking in zuurvrij materiaal voor langdurige bewaring
- Begeleiding bij de overdracht aan het bevoegde Rijksarchief
Sluit je aan bij 11.500+ organisaties die op OASIS vertrouwen
OASIS beheert miljoenen documenten voor 11.500 klanten op meer dan 70 locaties. Bespreek met onze specialisten wat er nodig is om het notarieel archief klaar te maken voor overdracht.
Is het archief klaar voor de volgende stap?
Voor de overdracht gelden duidelijke richtlijnen. Hoe staat het archief er vandaag voor?
De 75 jaargrens
Minuten en repertoria ouder dan 75 jaar moeten worden overgebracht naar het Rijksarchief binnen de provincie of het administratief arrondissement van het ambtsgebied. Archieven tussen 50 en 75 jaar kunnen eerder in bewaring worden gegeven. Neem altijd eerst contact op met het betrokken Rijksarchief.
Ordening en inventarisatie
Het archief moet in goede en geordende staat worden aangeleverd. Samen met de stukken moet ook een inventaris worden overgemaakt. Een heldere voorbereiding voorkomt onnodig zoekwerk en tijdverlies tijdens het overdrachtstraject.
Fysieke staat en verpakking
De stukken moeten stofvrij zijn en vrij van nietjes, paperclips en andere materialen die schade kunnen veroorzaken. Voor langdurige bewaring is zuurvrij verpakkingsmateriaal nodig.
Ervaring met notariële archieven
Een notarieel archief vraagt om meer dan dozen vullen. Onze specialisten weten wat er nodig is om grote hoeveelheden fysieke stukken zorgvuldig te inventariseren, te ordenen en te verpakken. We stemmen het traject af op de situatie van het kantoor en de richtlijnen van het betrokken Rijksarchief.
Fysiek én
digitaal archief onder één dak
Naast de overdracht aan het RvIHH kunt u bij OASIS ook terecht voor veilige opslag van uw overige notariële stukken en digitalisering van actieve dossiers.
Van archiefkast tot Rijksarchief
OASIS brengt structuur in het archief en verzorgt de inventarisatie, ordening en verpakking. Ook de afstemming rond het overdrachtstraject nemen we mee. Zo weet het kantoor wat er gebeurt, zonder alle voorbereiding zelf te moeten uitvoeren.
Klaar om het oudste deel van het archief te verhuizen?
Plan een vrijblijvend gesprek. Dan bekijken we samen wat er klaarstaat voor overdracht en welke voorbereiding nog nodig is.
Plan een gesprekWaarom notariskantoren kiezen voor OASIS
Kennis van notariële archieven
We kennen de aandachtspunten bij het inventariseren, ordenen en verpakken van minuten en repertoria. Zo begint het traject met een duidelijk plan.
Gecertificeerde opslag
Archieven worden opgeslagen onder gecertificeerde omstandigheden, in lijn met relevante ISO-normen en wetgeving.
Volledige keten van bewaring
Vanaf de ophaling houden we iedere stap zorgvuldig bij. Zo blijft duidelijk waar het archief zich bevindt en wie ermee heeft gewerkt.
Snel en persoonlijk contact
Je krijgt een vast aanspreekpunt dat het traject kent, vragen snel beantwoordt en meedenkt met het kantoor.
Eén partner voor het volledige archief
Ook voor veilige opslag, digitalisering en gecertificeerde vernietiging kan het notariskantoor bij OASIS terecht.
Vertrouwd door 11.500+ klanten
Wij hebben de tijd noch de resources om de overdracht aan het RvIHH zelf te organiseren. OASIS regelt het volledige proces en ontzorgt ons volledig. Dat is precies wat een notariskantoor nodig heeft.
jaar ervaring in archiefbeheer
klanten vertrouwen op OASIS
beveiligde archiefcentra in Europa
items veilig beheerd
veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over de overdracht van notarieel archief
Welke notariële archieven moeten naar het Rijksarchief?
Minuten en repertoria ouder dan 75 jaar moeten worden overgebracht naar het Rijksarchief binnen de provincie of het administratief arrondissement van het ambtsgebied. Documenten ouder dan 50 maar jonger dan 75 jaar kunnen eerder in bewaring worden gegeven. Het Rijksarchief vraagt om vooraf contact op te nemen met de betrokken vestiging.
Aan welke voorwaarden moet het archief voldoen?
Het archief moet in goede en geordende staat zijn. De stukken moeten stofvrij worden gemaakt en ontdaan zijn van nietjes, paperclips en andere materialen die schade kunnen veroorzaken. Ook is zuurvrij verpakkingsmateriaal nodig en moet een inventaris worden aangeleverd.
Wat als het archief nog niet volledig geïnventariseerd of geordend is?
Dan brengt OASIS eerst in kaart wat er aanwezig is en welke voorbereiding nodig is. We inventariseren en ordenen de stukken en zorgen dat het archief correct wordt verpakt voor het vervolg van het overdrachtstraject.
Neemt OASIS ook de verpakking en inventarisatie voor zijn rekening?
Ja. OASIS kan de inventarisatie, ordening en verpakking van het notarieel archief verzorgen. We stemmen vooraf af welke werkzaamheden nodig zijn en hoe het traject wordt ingericht.
Kunnen ook andere notariële stukken bij OASIS worden opgeslagen?
Ja. Naast de voorbereiding op de overdracht biedt OASIS veilige opslag voor andere fysieke archieven. Actieve dossiers kunnen ook worden gedigitaliseerd en documenten waarvan de bewaartermijn is verlopen kunnen gecertificeerd worden vernietigd.
Wat kost de voorbereiding van een archiefoverdracht?
De kosten hangen af van de omvang en de staat van het archief en van de werkzaamheden die nog nodig zijn. Na een eerste gesprek en inventarisatie volgt een heldere prijsopgave.
Blijft het archief tijdens de verwerking beschikbaar?
Ja. Met scanning on demand kunnen stukken tussentijds digitaal worden opgevraagd wanneer ze nodig zijn.
Weet je wat er binnenkort naar het Rijksarchief moet?
Ontdek hoe OASIS de voorbereiding uit handen neemt en het archief klaarstoomt voor de volgende stap.
Overdracht bespreken