Zorgdocumentbeheer

Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa. Elk jaar scannen we meer dan 204 miljoen items. Meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes worden opgeslagen in onze beveiligde en moderne faciliteiten in het hele land. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. Wij zijn gecertificeerd naar normen met betrekking tot veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, werken volgens de wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, screenen onze mensen die in een beveiligde omgeving werken en dragen bij aan behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA (Very Early Smoke Detection Apparatus) alarmen. Uw gegevens worden vervoerd in een speciaal beveiligd voertuig middels GPS. Waardoor wij op ieder moment de exacte locatie van al onze OASIS-voertuigen kunnen bepalen.

Praktijk- en servicemanagers die met OASIS werken, vertellen ons dat ze onder andere de praktische insteek van onze accountmanagers zo waarderen. Ons team is zeer ervaren in het beheer van medische dossiers, met soms wel tientallen jaren ervaring. We brengen die kennis in programma’s die kosten, efficiëntie, naleving en de verschuiving naar digitalisering in evenwicht brengen. We beheren audits op locatie en bieden managementrapportages voor uw leidinggevenden. Toegang tot uw informatie is eenvoudig via ons selfservice online systeem – in tegenstelling tot sommige leveranciers maken we geen gebruik van callcenters. Wat het probleem ook is waar u mee worstelt, de kans is groot dat we het al eens eerder hebben gezien en opgelost.

Beperkingen in de overheidsuitgaven betekenen dat kostenbesparing altijd een prioriteit is. Maar sommige zorgaanbieders bewaren documenten langer dan de periode die vereist is voor naleving: in feite betalen ze uitbestede leveranciers om afval op te slaan in beveiligde high-tech gebouwen. Wij hanteren een proactieve benadering van documentbeheer: we werken aan audits, catalogisering en retentietrackingstrategieën om onnodig papier voor u te identificeren en veilig te vernietigen. En als specialist in informatiebeheer helpen we met alle aspecten van opslag, scannen en vernietigen van backofficegegevens en patiëntendossiers. Eén enkele leverancier die uw efficiëntie verhoogt en de tijd dat u besteedt aan het beheren, minimaliseert.

Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008. Sommige leveranciers verwijzen mogelijk naar deze Britse norm, maar hebben de certificering niet op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008.

We hebben 70+ locaties in zes landen, waaronder zo’n 15 in Nederland en België. Bestanden (hardcopy of gescand) zijn binnen handbereik alsof uw documenten nog op locatie zijn – service-opties variëren van 48 uur tot minder dan 4 uur. Noodlevering is 24/7 beschikbaar via ons team van beveiligingsmedewerkers.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) stelt dat wanneer een individu een kopie van zijn persoonlijke gegevens aanvraagt, er binnen een maand op gereageerd moet worden. Als de gegevens tientallen jaren oud zijn, of slecht gecategoriseerd, kan het opsporen ervan tijdrovend en stressvol zijn voor uw personeel. Vertragingen zijn schadelijk vanuit een reputatie- en financieel oogpunt en kunnen stressvol zijn voor het individu. Wij werken samen met zorgverleners om documenten te indexeren, catalogiseren en veilig op te slaan – gescand of op papier – waardoor zoeken en ophalen snel en eenvoudig is. Wij bieden ook ‘lift the lid’-programma’s om handmatig oude archieven te inspecteren voor organisaties die niet zeker weten welke gegevens ze bevatten.

Als u duurzaamheid serieus neemt, heeft u partners nodig die dat ook doen. Onze vlaggenschip London Gateway-faciliteit beslaat ruim 10.000 m2 en is gebouwd volgens BREEAM ‘outstanding’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor gebouwen. In ons wagenpark met elektrische voertuigen vervoeren wij uw gegevens naar één van de meest duurzame magazijnen ooit gebouwd – met een verlaging van 40% in koolstofuitstoot. Energie-efficiëntie wordt bereikt middels fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw. Tenslotte, wordt 95% van de gegenereerde afvalstoffen ter plaatse gerecycled.