- 20 | 05 | 2026
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
Documentbeheer publieke sector
Een slimmere, groenere manieren om vertrouwelijke gegevens en onvervangbare documenten te beheren.
Lage kosten, behoud de regie Waarom overheidsinstanties voor OASIS kiezen
Overheidsinstanties verwerken een deel van onze meest waardevolle informatie, van adoptiegegevens tot bewijsmateriaal van de lijkschouwer. Maar het bewaren van gegevens op locatie is niet langer de veiligste, meest kosteneffectieve, efficiëntste of milieuvriendelijkste optie.
In de 25 jaar dat we met de publieke sector werken, hebben we een dienst ontwikkeld die zelfs de meest kritische archiefmanager graag gebruikt. Om geld te besparen, de efficiëntie te verhogen en veiligheid te verzekeren.
OASIS beheert fysieke en digitale gegevens voor veel gemeenten maar ook voor legio andere cruciale dienstverleners in de publieke sector in Nederland en Belgë. Met meer dan 70 locaties in heel Europa worden uw documenten binnen handbereik opgeslagen.
Alles wat we doen is gericht op het minimaliseren van uw CO2-voetafdruk in overeenstemming met onze ISO 14001-certificering voor milieubeheer. We gaan ver met ons milieubeleid: van strak beheerde retentiestrategieën tot brandstofbesparende bezorgroutes.
Hoe kunnen wij helpen?
Geoutsourcet archiefbeheer
Bespaar kosten bij gemeenten en overheden met compliant archiefbeheer volgens de nieuwe Archiefwet en AVG, inclusief veilige opslag en opvraag.
Digitaliseer overheidsarchieven snel met bulkscanning, verminder opslagkosten en maak informatie direct beschikbaar voor publieke dienstverlening.
Robotische procesautomatisering
Automatiseer informatiebeheer binnen overheidsprocessen met RPA, verhoog efficiëntie en verlaag operationele kosten binnen publieke organisaties.
Moderniseer gemeentelijk en overheidsarchiefbeheer met AI voor snellere, nauwkeurigere en schaalbare informatieverwerking en compliance.
Uitbestede documentopslag
Veilige en gecertificeerde opslag van overheidsdocumenten bij u in de buurt, volledig AVG-conform en altijd snel opvraagbaar voor medewerkers.
Inkomende documenten scannen
Verwerk inkomende poststromen bij gemeenten snel digitaal, zodat teams efficiënter en sneller kunnen reageren op burger- en WOO-verzoeken.
Toegang tot volledig gedigitaliseerde overheidsdocumenten met hoge beveiliging, ideaal voor efficiënte publieke dienstverlening en informatiebeheer.
Overheidsdocumenten worden veilig vernietigd volgens wettelijke bewaartermijnen, met certificaat als bewijs van AVG- en Archiefwet-compliance.
Geoutsourcet archiefbeheer
Houd de bewaartermijnen bij met onze strikte governanceprocedures, zodat overheidsarchieven niet langer worden bewaard dan nodig, of te vroeg worden vernietigd.
Vertrouwelijke overheidsdocumenten worden veilig vernietigd door gecertificeerde processen, met volledige audittrail en bewijs voor compliance.
Beantwoord WOO- en inzageverzoeken (SAR’s) sneller door directe digitale toegang tot gescande overheidsdocumenten met minimaal handmatig werk.
Veilige opslag van overheidsarchieven en juridische documenten met hoge beveiligingsstandaarden en directe toegankelijkheid bij calamiteiten.
Archief- en overmaatse stukken
Bescherm kwetsbare, waardevolle en unieke overheidsdocumenten zoals kaarten en dossiers in veilige, gespecialiseerde opslagomgevingen.
Veilige, toegankelijke opslag van back-ups en digitale media voor overheidsorganisaties, inclusief rampenherstel en langdurige archivering.
Digitaliseer gemeentelijke registers en archieven uit gebonden boeken en grootboeken zonder schade, met behoud van historische en juridische waarde.
Scannen in verouderde formaten
Maak oude overheidsdata uit microfiche en legacy media toegankelijk en doorzoekbaar voor uw team.
Digitaliseer inkomende en uitgaande poststromen bij overheden voor snellere verwerking en foutreductie in eenmalige mailings, of volledige correspondentie.
Transformeer papieren overheidsarchieven naar geïndexeerde, doorzoekbare digitale bestanden voor efficiëntere publieke dienstverlening.
Integreer gedigitaliseerde overheidsinformatie in moderne archiefsystemen met veilige en snelle toegang voor medewerkers.
Robotische procesautomatisering
Automatiseer repetitieve administratieve processen binnen overheidsinformatiebeheer en verhoog productiviteit en naleving.
Gebruik AI om overheidsarchieven slimmer en nauwkeuriger te beheren, met snellere classificatie, zoekfuncties en compliance-controle.
Lokale opslag van overheidsarchieven vermindert transportbewegingen en verlaagt CO2-uitstoot binnen publieke sectorprocessen.
Direct digitale toegang tot overheidsdocumenten vermindert papierverbruik en fysieke archiefbezoeken.
Veilige vernietiging en recycling van overheidsdocumenten draagt bij aan circulaire papierstromen en een lagere impact op het milieu.
Digitaliseer overheidsarchieven op grote schaal om fysieke opslag te verminderen en energieverbruik te verlagen.
Geoutsourcet archiefbeheer
Berg vertrouwelijke overheidsdocumenten veilig extern op met directe digitale toegang en efficiënte opvraagmogelijkheden.
Verwijder onnodige overheidsdocumenten veilig en conform wetgeving, inclusief vernietigingscertificering voor volledige traceerbaarheid.
Maak fysieke archiefruimte vrij door grootschalige digitalisering van gemeentelijke en overheidsdossiers.
Centraliseer overheidsdocumenten digitaal voor snelle toegang, betere samenwerking en maximale beveiliging.
Verwerk postverzending volledig digitaal om vertragingen te elimineren en administratieve efficiëntie te verhogen.
"We hebben een goede samenwerking waarbij OASIS goed heeft geluisterd naar de wensen van de opdrachtgever. OASIS neemt verantwoordelijkheid en is een complexe uitdaging aangegaan. OASIS brengt het project tot een goed einde. Daar staan ze ook voor in, al kost het hun meer. Zij gaan voor een optimaal resultaat en hebben er een tevreden klant bij."
- Martin Jochems , Informatieadviseur / Gemeentearchivaris voor Gemeente Apeldoorn
Gemeente Apeldoorn
Gerelateerde informatie
Digitaal documentbeheer voor gemeenten tijdens COVID door scan-on-demand
Read Digitaal documentbeheer voor gemeenten tijdens COVID door scan-on-demand now
Veilig informatiebeheer bij gemeenten via 1 systeem
Read Veilig informatiebeheer bij gemeenten via 1 systeem now
Veelgestelde vragen Heeft u een vraag over informatiebeheer in de publieke sector?
Staat uw vraag er niet tussen? Neem gerust contact met ons op.
Neem contact opHoe houden wij uw archiefopslag beperkt en kosteneffectief?
Budgetten in de publieke en private sector staan vaak onder druk, waardoor kostenbesparing altijd belangrijk is. Veel overheidsinstanties bewaren documenten echter langer dan nodig is, vaak zonder het te beseffen. Dit betekent dat ze betalen voor het opslaan van overtollige documenten in dure, beveiligde gebouwen.
Wij hanteren een proactieve aanpak voor documentbeheer. Dit houdt in dat we regelmatig audits uitvoeren, documenten catalogiseren en bewaartermijnen bijhouden. Zo kunnen we onnodig papier snel identificeren en veilig vernietigen.
Als specialist in informatiebeheer biedt OASIS ondersteuning voor alles, van interne bedrijfsdocumenten tot kluisopslag en het versnipperen van vertrouwelijke gegevens. Eén leverancier om uw efficiëntie te verhogen en de tijd die u aan beheer besteedt te verminderen.
Als onze gescande documenten in een juridische procedure gebruikt zouden moeten worden, zijn ze dan toelaatbaar?
Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008: Bewijskracht en wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie. U zult merken dat sommige leveranciers verwijzen naar deze Britse norm, maar niet over de certificering beschikken op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008. Het is één van de redenen waarom we door verschillende publieke dienstverleners worden vertrouwd om kritieke en vertrouwelijke bestanden te digitaliseren.
Worden onze documenten dichtbij opgeslagen, zodat de uitstoot tot een minimum wordt beperkt en ze snel toegankelijk zijn?
We hebben 70+ locaties in zes landen, waaronder zo’n 15 in Nederland en België. Alle soorten bestanden (hardcopy of gescand) zijn binnen handbereik alsof uw documenten nog op locatie zijn – service-opties variëren van 48 uur tot minder dan 4 uur. Levering zijn 24/7 beschikbaar via ons team van beveiligingsmedewerkers.
Worden onze gegevens veilig beheerd en zijn ze in overeenstemming met alle wettelijke vereisten?
Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa. Elk jaar scannen we meer dan 204 miljoen items. Meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes worden opgeslagen in onze beveiligde, ultramoderne faciliteiten in het hele land. We beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. We zijn gecertificeerd voor de veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, de wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, het screenen van personen die in een beveiligde omgeving werken en het behoud en de verzorging van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag (voor waardevolle documenten) wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA-alarmen (Very Early Smoke Detection Apparatus).
Hoe kunt u ons proces verbeteren voor het reageren op een verzoek om inzage in persoonsgegevens (SAR)
Het Information Commissioner’s Office (ICO) stelt dat wanneer een individu een kopie van zijn persoonlijke gegevens via een SAR aanvraagt, er binnen een maand op gereageerd moet worden. Als de gegevens tientallen jaren oud zijn, misschien slecht gecategoriseerd, kan het opsporen ervan tijdrovend en stressvol zijn voor uw personeel. Vertragingen zijn schadelijk vanuit een reputatie- en financieel oogpunt en kunnen stressvol zijn voor het individu. Wij werken samen met raden en andere lokale overheden en publieke sectororganen om documenten te indexeren, catalogiseren en veilig op te slaan. Waardoor zoeken en ophalen snel en eenvoudig is. Wij bieden ook ‘lift the lid’-programma’s om handmatig oude archieven te inspecteren voor organisaties die niet zeker weten welke gegevens ze bevatten.
Kunt u elk document of mediatype (inclusief microfiches) in onze bibliotheek scannen?
We kunnen alles digitaliseren dat doorgaans wordt gebruikt om informatie van de publieke sector of lokale overheid op te slaan. Dat omvat microfilms, microfiches, grootschalige planningsdocumenten, grootboeken en certificaten, waardoor ze gemakkelijker te doorzoeken en te delen zijn. Afbeeldingen worden geüpload naar ons bekroonde, cloudgebaseerde elektronische document- en bestandbeheersysteem (EDRMS), waardoor ruimte op uw servers wordt bespaard. Ze kunnen ook rechtstreeks naar uw eigen beveiligde portal worden geüpload.
Begrijpt u de complexiteit van informatiemanagement in de publieke sector?
Archiefmanagers die met OASIS werken, vertellen ons dat ze onder andere het praktische advies waarderen dat ze krijgen van hun accountmanager. Ons team is zéér ervaren in archiefbeheer in de publieke sector, zowel voor centrale als lokale overheden. We brengen die kennis in programma’s die kosten, efficiëntie, naleving en de verschuiving naar een papierarme organisatie in evenwicht brengen. We beheren audits op locatie en bieden managementrapportages. Toegang tot uw informatie is eenvoudig via ons self-service online systeem – in tegenstelling tot sommige leveranciers maken we geen gebruik van callcenters.