Archiefbeheer

De overstap naar een nieuwe leverancier voor informatiebeheer kan een grote stap lijken, zeker wanneer het gaat om duizenden of zelfs miljoenen documenten. Daardoor blijven organisaties soms langer dan nodig bij een leverancier die afspraken niet nakomt, documenten langer bewaart dan nodig is of onvoldoende aandacht heeft voor duurzaamheid en kostenbeheersing.

OASIS heeft ruime ervaring met het overnemen van informatiebeheer van andere leveranciers. We begeleiden het volledige proces, van de overdracht van documenten en archieven tot de inrichting van de nieuwe dienstverlening. Daarbij nemen we zoveel mogelijk werk uit handen en zorgen we voor een soepele overgang naar onze beveiligde faciliteiten.

Ook kijken we samen naar een passende prijsstructuur, waarbij we rekening houden met bestaande transitie- en exitkosten.

Onze ruim 70 locaties in Europa zijn ingericht voor de veilige opslag van uiteenlopende documenten, gegevensdragers en waardevolle objecten, waaronder:

• Papieren documenten, zoals dossiers, mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, bouwtekeningen, leningdocumentatie, transactiegegevens en gebonden archieven.
• Waardevolle, kwetsbare of unieke stukken, zoals historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere objecten met culturele, historische of wetenschappelijke waarde.
• Geologische, milieu- en boorkernmonsters, waaronder gesteente-, bodem- en sedimentkernen.
• Gegevensdragers, zoals back-uptapes, cd’s, dvd’s en harde schijven.
• Afwijkende of grote objecten, zoals architectonische modellen of specialistische apparatuur.

Er geldt geen limiet voor het aantal archiefdozen of documenten dat we kunnen beheren. We werken samen met enkele van de grootste organisaties van Europa en slaan meer dan 115 miljoen geregistreerde items op in onze beveiligde archieffaciliteiten.

Heb je behoefte aan digitale toegang? Dan kunnen we documenten ook voor je digitaliseren en beschikbaar maken wanneer je ze nodig hebt.

We bieden verschillende serviceopties die aansluiten op de behoeften van jouw organisatie, waaronder levering op dezelfde dag. In urgente situaties kunnen we een document binnen vier uur beschikbaar maken.

Heb je liever digitale toegang? Dan zoeken we het document op in ons archief, scannen we het en stellen we het digitaal beschikbaar.

Noodtoegang tot informatie is 24/7 beschikbaar. Daarnaast behalen we gemiddeld 99% van onze afgesproken serviceniveaus (SLA’s).

Met behulp van een barcodesysteem registreren en volgen we ieder document afzonderlijk. Zo kunnen we documenten snel en nauwkeurig terugvinden wanneer je ze nodig hebt.

Ja. We kunnen documenten en andere archiefstukken zowel tijdelijk als voor langere tijd opslaan. De dienstverlening stemmen we volledig af op de wensen en behoeften van jouw organisatie.

Je bepaalt zelf hoe vaak back-uptapes worden opgehaald, opgeslagen of uitgewisseld. Daarnaast kun je op ieder moment inzicht krijgen in de media die bij ons zijn opgeslagen.

We verzorgen geplande ophaal- en bezorgdiensten voor tapes en andere gegevensdragers. Via ons registratiesysteem houden we nauwkeurig bij waar jouw media zich bevinden, zodat deze altijd snel terug te vinden zijn.

Heb je met spoed toegang nodig tot een tape? Dan kun je gebruikmaken van onze versnelde opvraagservice.

Je kunt op ieder moment toegang aanvragen tot opgeslagen kernmonsters voor onderzoek, inspectie of analyse.

Elk kernmonster wordt geregistreerd met gegevens zoals de locatie, diepte en datum van extractie. Via ons online systeem kun je eenvoudig zoeken naar monsters en deze terugvinden op basis van geografische gegevens en kaartweergaven.

Veiligheid staat centraal bij onze diensten voor document- en mediavernietiging. We vernietigen onder andere papieren documenten, harde schijven, cd’s, dvd’s en creditcards op een gecontroleerde en veilige manier.

Voor papieren documenten maken we gebruik van beveiligde versnipperingsinstallaties die documenten verwerken tot kleine deeltjes, waardoor reconstructie niet mogelijk is. Gegevens op harde schijven kunnen veilig worden gewist of fysiek worden vernietigd.

Documenten en gegevensdragers worden uitsluitend vernietigd na goedkeuring van de klant. Onze processen voldoen aan BS EN 15713:2009, de norm voor de veilige vernietiging van vertrouwelijke informatie.

Daarnaast bieden we afsluitbare inzamelcontainers voor op de werkplek, zodat vertrouwelijke documenten veilig blijven opgeslagen tot het moment van vernietiging.