- 02 | 09 | 2026
Onze kennisbank
Hulp & Advies
Wie zijn we
De kortste route naar een oude akte
‘Kun je die akte uit 2004 even doorsturen?’
Hoeveel stappen zijn er nodig voordat dat document op het scherm staat? Het antwoord zegt veel over de toegankelijkheid van het notarieel archief.
Zeker wanneer oudere stukken extern worden opgeslagen, maakt een goede structuur het verschil tussen gericht opvragen en zoeken op goed geluk. We volgen de route van één aanvraag.
Het verzoek komt binnen
Een medewerker heeft een oudere akte nodig voor een lopend dossier. Het document staat niet in het actuele systeem en het papieren origineel ligt niet meer op kantoor.
Dat laatste hoeft geen probleem te zijn. Een notarieel archief verzamelt zich over tientallen jaren, terwijl de ruimte op kantoor niet vanzelf meegroeit. Externe opslag is dan een logische stap.
De afstand tot het document bepaalt alleen niet hoe toegankelijk het is. De kwaliteit van de inventaris doet dat wel.
De inventaris bepaalt de route
De aanvraag bevat de gegevens die bekend zijn, zoals de instrumenterende notaris, het jaartal en het repertoriumnummer. Met een actuele digitale inventaris leiden die gegevens rechtstreeks naar de juiste archiefdoos.
Ontbreekt die structuur, dan begint het speurwerk. In welke reeks hoort de akte? Onder welke notaris is ze opgeslagen? En in welke doos moet iemand gaan zoeken?
Daarom inventariseert en ordent OASIS de aanwezige minuten en repertoria voordat ze extern worden opgeslagen. De stukken worden per instrumenterende notaris verzameld, chronologisch geordend en gekoppeld aan een vaste locatie.
Zo wordt het archief doorzoekbaar zonder dat ieder document vooraf digitaal hoeft te zijn.
De juiste doos komt in beeld
Zodra de juiste locatie bekend is, wordt de betreffende archiefdoos erbij genomen. Niet drie dozen uit ongeveer dezelfde periode en ook niet een volledige reeks om voor de zekerheid alles te controleren.
Alleen de doos waarin de aangevraagde akte is opgenomen.
Dat klinkt als een klein verschil, maar bij een archief van tientallen jaren bespaart iedere gerichte zoekactie tijd. De digitale inventaris vormt daarbij de verbinding tussen de aanvraag op kantoor en het fysieke document in de opslag.
Alleen de akte gaat door de scanner
Het volledige archief digitaliseren is lang niet altijd nodig. Een aanzienlijk deel van de oudere stukken wordt zelden opgevraagd. Alles vooraf scannen vraagt veel tijd en levert bovendien een grote hoeveelheid digitale bestanden op die opnieuw beheerd moet worden.
Scanning on demand houdt de aanpak gericht. OASIS zoekt de aangevraagde akte op en digitaliseert alleen het stuk dat op dat moment nodig is.
De scanner draait dus niet alvast voor iedere akte die ooit misschien nog wordt aangevraagd. Hij komt in actie zodra een document daadwerkelijk nodig is.
Het document keert digitaal terug
Na het scannen wordt de aangevraagde akte digitaal aangeleverd. De medewerker kan verder met het dossier, terwijl het fysieke origineel veilig in het archief blijft.
Daarmee wordt externe opslag geen eindstation. Het document blijft onderdeel van de dagelijkse werking, ook al staat de archiefdoos op een andere locatie.
De route is overzichtelijk.
Van aanvraag naar inventaris. Van inventaris naar archiefdoos. Van archiefdoos naar digitaal document.
De kortste route begint met structuur
Scanning on demand werkt alleen wanneer de basis op orde is. Het moet duidelijk zijn welke stukken aanwezig zijn, hoe ze zijn geordend en waar ieder document zich bevindt.
Drie punten bepalen hoe kort de route naar een oudere akte werkelijk is. Ontbreekt een van deze onderdelen, dan begint de oplossing niet bij de scanner. Eerst moet de structuur kloppen.
OASIS ondersteunt notariskantoren bij het inventariseren, ordenen en extern opslaan van het fysieke archief. Met scanning on demand blijven oudere akten digitaal beschikbaar zodra ze nodig zijn.
- De inhoud van het archief is volledig geïnventariseerd
- Ieder stuk is gekoppeld aan een vaste locatie
- Er is een duidelijke procedure voor het opvragen van documenten
Benieuwd welke route een oude akte binnen het kantoor aflegt? OASIS brengt het archief graag in kaart.
Neem contact op
- 19 | 08 | 2026
De 7 dagelijkse uitdagingen van contractmanagers
Read De 7 dagelijkse uitdagingen van contractmanagers now