Challenges and Opportunities – The Future of Information Management
- File Type: pdf
- File Size: 511.04 KB
Een slimmere, groenere manieren om vertrouwelijke gegevens en onvervangbare documenten te beheren.
Overheidsinstanties verwerken een deel van onze meest waardevolle informatie, van adoptiegegevens tot bewijsmateriaal van de lijkschouwer. Maar het bewaren van gegevens op locatie is niet langer de veiligste, meest kosteneffectieve, efficiënste of milieuvriendelijkste optie. In de 25 jaar dat we met de publieke sector werken, hebben we een dienst ontwikkeld die zelfs de meest kritische archiefmanager graag gebruikt. Om geld te besparen, de efficiëntie te verhogen en gemoedsrust te ervaren. We beheren fysieke en digitale gegevens voor veel gemeenten maar ook voor legio andere cruciale dienstverleners in de publieke sector in Nederland en Belgë. Met meer dan 70 locaties in heel Europa worden uw documenten binnen handbereik opgeslagen. Alles wat we doen is gericht op het minimaliseren van uw CO2-voetafdruk in overeenstemming met onze ISO 14001-certificering voor milieubeheer. We gaan ver met ons milieubeleid: van strak beheerde retentiestrategieën tot brandstofbesparende bezorgroutes.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bespaar kosten door ruimte vrij te maken om te verkopen of te hergebruiken. Strikte bewaartermijnprocedures zorgen ervoor dat u nooit betaalt om oud papier op te slaan.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw recordsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Uitbestede documentopslag
Veilige opslag van vertrouwelijke documenten bij u in de buurt, zodat ze altijd gemakkelijk toegankelijk zijn, 100% veilig.
Inkomende documenten scannen
Wij verwerken grote hoeveelheden papier snel, zodat uw team sneller op verzoeken kan reageren.
Toegang tot gedigitaliseerde gegevens met minimale moeite en maximale veiligheid.
Uw vertrouwelijke documenten worden veilig vernietigd, met een certificaat als bevestiging.
Geoutsourcet archiefbeheer
Houd de bewaartermijnen bij met onze strikte governanceprocedures, zodat documenten niet langer worden bewaard dan nodig is of te vroeg worden vernietigd.
Vertrouwelijke documenten worden vernietigd door veiligheidsmedewerkers en bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Haal eenvoudig informatie op en deel deze voor verzoeken om inzage in persoonsgegevens (SAR’s), zonder dat u deze hoeft te kopiëren en handmatig hoeft te bewerken.
Uitbesteedde opslag bij u in de buurt, voor documenten die 100% veilig zijn maar toch toegankelijk.
Archief- en overmaatse stukken
U kunt erop vertrouwen dat uw spullen in veilige handen zijn, hoe waardevol, onhandelbaar of kwetsbaar ze ook zijn.
Een speciale service om magneetbanden en andere media te beschermen en eenvoudig toegankelijk te houden voor herstel na een ramp.
Haal informatie uit gebonden boeken en grootboeken zonder uw waardevolle bibliotheek te beschadigen.
Scannen in verouderde formaten
Wij halen de informatie die is opgeslagen in oude mediaformaten zoals microfiches en maken deze bruikbaar voor uw team of servicegebruikers.
Vergeet de vertragingen en fouten van gewone post en kies voor een perfecte nabewerking, of het nu gaat om eenmalige mailings of uw volledige correspondentie.
Converteer papieren documentbibliotheken naar geïndexeerde, doorzoekbare digitale bestanden om de efficiëntie en samenwerking te vergroten.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, geïntegreerd met uw interne archiefbeheersystemen.
Robotische procesautomatisering
Implementeer RPA in al uw informatiebeheerworkflows om kosten te verlagen en de productiviteit te verhogen.
Maak uw archiefsbeheer modern en profiteer van snellere, schaalbare en nauwkeurigere resultaten.
Uitbestede opslag bij u in de buurt voor kortere ritten – en tot 40% lagere emissies in onze vlaggenschipfaciliteit.
Dankzij onze snelle scanservice hebt u op ieder gewenst moment toegang tot uw papieren documenten op het scherm.
Uw overbodige documenten worden door veiligheidscontroleurs vernietigd. Deze worden vervolgens gerecycled in papierfabrieken.
Maak ruimte vrij om energieverbruik te verminderen met onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Geoutsourcet archiefbeheer
Bewaar vertrouwelijke bestanden en documenten op een beveiligde locatie met eenvoudige opvraagmogelijkheden en scan-on-demand-diensten.
Veiligheidspersoneel vernietigt op veilige wijze onnodige documenten. Dit wordt bevestigd met een vernietigingscertificaat.
Verwijder archiefkasten en betaal niet langer voor opslagruimte dankzij onze snelle bulkscanservice voor grote volumes.
Gedigitaliseerde gegevens binnen handbereik, met minimale rompslomp en maximale veiligheid.
Vermijd de vertragingen en fouten van postverzending en profiteer van perfecte postverwerking.
"We hebben een goede samenwerking waarbij OASIS goed heeft geluisterd naar de wensen van de opdrachtgever. OASIS neemt verantwoordelijkheid en is een complexe uitdaging aangegaan. OASIS brengt het project tot een goed einde. Daar staan ze ook voor in, al kost het hun meer. Zij gaan voor een optimaal resultaat en hebben er een tevreden klant bij."
- Martin Jochems , Informatieadviseur / Gemeentearchivaris voor Gemeente Apeldoorn
Antwoorden op veelgestelde vragen over het beheer van overheidsarchieven met OASIS.
Hoe houden wij uw archiefopslag beperkt en kosteneffectief?
Budgetten in de publieke en private sector staan vaak onder druk, waardoor kostenbesparing altijd belangrijk is. Veel overheidsinstanties bewaren documenten echter langer dan nodig is, vaak zonder het te beseffen. Dit betekent dat ze betalen voor het opslaan van overtollige documenten in dure, beveiligde gebouwen.
Wij hanteren een proactieve aanpak voor documentbeheer. Dit houdt in dat we regelmatig audits uitvoeren, documenten catalogiseren en bewaartermijnen bijhouden. Zo kunnen we onnodig papier snel identificeren en veilig vernietigen.
Als specialist in informatiebeheer biedt OASIS ondersteuning voor alles, van interne bedrijfsdocumenten tot kluisopslag en het versnipperen van vertrouwelijke gegevens. Eén leverancier om uw efficiëntie te verhogen en de tijd die u aan beheer besteedt te verminderen.
Als onze gescande documenten in een juridische procedure gebruikt zouden moeten worden, zijn ze dan toelaatbaar?
Om te bewijzen dat een digitaal bestand een waarheidsgetrouwe weergave is van een papieren exemplaar, moet het zijn gescand in een ruimte die valt onder BS 10008: Bewijskracht en wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie. U zult merken dat sommige leveranciers verwijzen naar deze Britse norm, maar niet over de certificering beschikken op de locatie waar de digitalisering plaatsvindt. Dat is een groot probleem als u een document in een rechtszaak moet gebruiken en het origineel is vernietigd om ruimte vrij te maken. Alle OASIS-scanlocaties vallen onder BS 10008. Het is één van de redenen waarom we door verschillende publieke dienstverleners worden vertrouwd om kritieke en vertrouwelijke bestanden te digitaliseren.
Worden onze documenten dichtbij opgeslagen, zodat de uitstoot tot een minimum wordt beperkt en ze snel toegankelijk zijn?
We hebben 70+ locaties in zes landen, waaronder zo’n 15 in Nederland en België. Alle soorten bestanden (hardcopy of gescand) zijn binnen handbereik alsof uw documenten nog op locatie zijn – service-opties variëren van 48 uur tot minder dan 4 uur. Levering zijn 24/7 beschikbaar via ons team van beveiligingsmedewerkers.
Worden onze gegevens veilig beheerd en zijn ze in overeenstemming met alle wettelijke vereisten?
Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa. Elk jaar scannen we meer dan 204 miljoen items. Meer dan 115 miljoen archiefdozen en bestanden met barcodes worden opgeslagen in onze beveiligde, ultramoderne faciliteiten in het hele land. We beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. We zijn gecertificeerd voor de veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, de wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, het screenen van personen die in een beveiligde omgeving werken en het behoud en de verzorging van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag (voor waardevolle documenten) wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA-alarmen (Very Early Smoke Detection Apparatus).
Hoe kunt u ons proces verbeteren voor het reageren op een verzoek om inzage in persoonsgegevens (SAR)
Het Information Commissioner’s Office (ICO) stelt dat wanneer een individu een kopie van zijn persoonlijke gegevens via een SAR aanvraagt, er binnen een maand op gereageerd moet worden. Als de gegevens tientallen jaren oud zijn, misschien slecht gecategoriseerd, kan het opsporen ervan tijdrovend en stressvol zijn voor uw personeel. Vertragingen zijn schadelijk vanuit een reputatie- en financieel oogpunt en kunnen stressvol zijn voor het individu. Wij werken samen met raden en andere lokale overheden en publieke sectororganen om documenten te indexeren, catalogiseren en veilig op te slaan. Waardoor zoeken en ophalen snel en eenvoudig is. Wij bieden ook ‘lift the lid’-programma’s om handmatig oude archieven te inspecteren voor organisaties die niet zeker weten welke gegevens ze bevatten.
Kunt u elk document of mediatype (inclusief microfiches) in onze bibliotheek scannen?
We kunnen alles digitaliseren dat doorgaans wordt gebruikt om informatie van de publieke sector of lokale overheid op te slaan. Dat omvat microfilms, microfiches, grootschalige planningsdocumenten, grootboeken en certificaten, waardoor ze gemakkelijker te doorzoeken en te delen zijn. Afbeeldingen worden geüpload naar ons bekroonde, cloudgebaseerde elektronische document- en bestandbeheersysteem (EDRMS), waardoor ruimte op uw servers wordt bespaard. Ze kunnen ook rechtstreeks naar uw eigen beveiligde portal worden geüpload.
Begrijpt u de complexiteit van informatiemanagement in de publieke sector?
Archiefmanagers die met OASIS werken, vertellen ons dat ze onder andere het praktische advies waarderen dat ze krijgen van hun accountmanager. Ons team is zéér ervaren in archiefbeheer in de publieke sector, zowel voor centrale als lokale overheden. We brengen die kennis in programma’s die kosten, efficiëntie, naleving en de verschuiving naar een papierarme organisatie in evenwicht brengen. We beheren audits op locatie en bieden managementrapportages. Toegang tot uw informatie is eenvoudig via ons self-service online systeem – in tegenstelling tot sommige leveranciers maken we geen gebruik van callcenters.