• Standaardiseren op 24-uur doorlooptijd bij informatieverzoeken
• Verbeterde dienstverlening aan bewoners
• Verhoogde efficiëntie van het informatiebeheer
• 24 uur per dag toegang tot cruciale gegevens
Context
De Londense deelraad van Hammersmith en Fulham (LBHF) heeft een visie: de groenste en meest duurzame gemeente van het Verenigd Koninkrijk worden door de luchtvervuiling te verminderen, de recyclingpercentages te verbeteren en de lokale bevolking te helpen een groenere, duurzamere omgeving te creëren. Ze zetten zich in voor praktische interventies om dit te bereiken. OASIS ondersteunde LBHF al door opslag te bieden voor ongeveer 40.000 dozen met fysieke archiefstukken.
Uitdaging
De COVID-19-pandemie in 2020 dwong de meeste gemeenteambtenaren om op afstand te werken, wat een nieuwe, flexibele benadering van informatiebeheer vereiste. Deze situatie bood niet alleen de kans om de onmiddellijke uitdaging van werken op afstand aan te pakken, maar ook om de strategische langetermijndoelen van LBHF te ondersteunen. Ze hadden een oplossing nodig waarmee het personeel toegang zou hebben tot documenten zonder fysiek contact. En dit allemaal terwijl ze hun missie voortzetten om afval te verminderen en bij te dragen aan een duurzamere toekomst.
Oplossing
We werkten samen met LBHF om een scan-on-demand-systeem te implementeren waarmee medewerkers van de gemeente gegevens op afstand konden ophalen en openen, waardoor efficiënte en veilige werkomstandigheden werden gegarandeerd.
Met ons beveiligde documentbeheersysteem als doorgeefluik hebben we de benodigde documenten gescand en veilig naar de medewerkers verzonden. LBHF leverde de details van het benodigde dossier of sectie, variërend van standaarddocumenten tot grootformaattekeningen. Het OASIS-personeel lokaliseerde en bereidde de bestanden voor. Vervolgens scande en uploadde ze deze bestanden naar een beveiligd gedeelte van het systeem, zodat geautoriseerde gebruikers ze konden downloaden. De scans werden snel voltooid, waarbij de bestanden doorgaans binnen 24 uur na verzoek werden geüpload en rechtstreeks beschikbaar werden gesteld op de door de gebruiker gekozen locatie.
Uitkomst
Door gebruik te maken van scan-on-demand-diensten met beveiligde toegang via het OASIS-klantenportaal, konden LBHF-medewerkers veilig en efficiënt werken.
Informatie wordt veilig beheerd met verbeterde audit- en toegangsmogelijkheden, waardoor LBHF in staat is om betere diensten aan inwoners te leveren.
Tot op heden leveren we nog steeds scan-on-demand-diensten aan de LBHF-teams. Ze werken veelal op verschillende locaties, waardoor naadloze samenwerking en real-time updates van het documentbeheersysteem cruciaal zijn. Dit heeft zowel de verwerkingskosten als de impact op het milieu verminderd.