Bronnen

Het vooruitzicht om duizenden – soms miljoenen – documenten over te dragen aan een nieuwe dienstverlener kan overweldigend zijn. Zozeer zelfs dat sommige organisaties vasthouden aan leveranciers die consequent SLA’s missen, onnodig de bewaartermijn overschrijden of die geen contracten tegen concurrerende prijzen aanbieden. OASIS heeft uitgebreide ervaring in het overnemen van slecht presterende informatiebeheerprogramma’s. Wij nemen alle hoofdpijn van het verplaatsen van archiefdozen van bestaande leveranciers naar onze beveiligde faciliteiten op ons. Ons prijsmodel compenseert uw transitie- en exitkosten.

Onze 70+ locaties in Europa zijn ontworpen om een breed scala aan waardevolle archiefstukken veilig op te slaan, waaronder:

• Papieren documenten, waaronder bestanden, mappen, kaarten, boorgatlogboeken, akten, contracten, testamenten, gerechtelijke documenten, blauwdrukken, leningdocumenten, transactiegeschiedenissen en gebonden documenten
• Hoogwaardige, delicate of fragiele archiefstukken, waaronder historische documenten, manuscripten, foto’s, kunstwerken, kaarten en andere items met een significante culturele, historische of onderzoekswaarde
• Geologische, milieu- en grondmonsters, waaronder rots-, bodem- en sedimentkernen
• Media, waaronder back-uptapes, cd’s, dvd’s en harde schijven
• Ongebruikelijke of te grote archiefstukken, zoals architectonische modellen of apparatuur

Ons team maakt gebruik van gespecialiseerde scanners en technologie voor verschillende soorten projecten, waaronder:

• Scannen van documenten en bestanden in grote volumes
• Gebonden boeken en grootboeken
• Documenten tot enkele meters breed – architectonische blauwdrukken, technische tekeningen, kaarten of plattegronden
• Oude formaten zoals microfilm, microfiche, oude foto’s of delicate documenten uit de archieven
• Inkomende postkamerstukken, gescand bij ontvangst in verwerkingscentra
• Gerechtelijke of andere juridische documenten, vallend onder BS10008 voor juridische toelaatbaarheid

Wij bieden een scala aan opties die passen bij uw budget en organisatie, inclusief levering op dezelfde dag en de daaropvolgende dag. We kunnen een document in minder dan 4 uur overhandigen. Voor digitale toegang zullen we documenten op verzoek uit uw bestandsbibliotheek lokaliseren en scannen. Toegang tot uw informatie is 24/7 beschikbaar. Over de hele linie halen we 99% van onze SLA-doelen.

Wij helpen klanten om te profiteren van kunstmatige intelligentie (AI) om de efficiëntie in alle fasen van het informatiebeheerproces te automatiseren en te verbeteren. Dit omvat:

• Bestanden in het systeem brengen en ze automatisch indexeren op basis van hun inhoud
• Patronen, trefwoorden, zinnen en subtiele contextuele aanwijzingen herkennen voor classificatie
• Automatisch relevante metagegevens extraheren, zoals auteurs, data, bestandstype en onderwerpen; en bestanden taggen met semantische gegevens (op basis van betekenis, niet alleen trefwoorden)
• Stukken controleren op naleving van beleid en audittrails maken
• Automatische retentieplanning op basis van documenttype en wettelijke vereisten
• Toekomstige opslagvereisten en nalevingsuitdagingen voorspellen
• Zoeken eenvoudiger maken, met relevantierangschikking en zoekopdrachten in natuurlijke taal
• Geautomatiseerde anonimisering van gevoelige informatie en gebruikerstoegangscontroles
• Machine learning om de nauwkeurigheid voortdurend te verbeteren en aan te passen aan nieuwe eisen

Wij beschikken over alle certificeringen die u mag verwachten van een dienstverlener in archiefbeheer voor sterk gereguleerde industrieën. Onze volledige lijst met certificeringen is:

• ISO 9001 Kwaliteitsmanagement
• ISO 14001 Milieumanagement
• ISO 27001 Informatiebeveiligingsmanagement
• BS 4971 Behoud en verzorging van archiefbibliotheekcollecties
• BS 7853 Veiligheidsscreening
• BS 15713 Veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal
• BS 10008 Wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie
• PCI Security Standards Council Gekwalificeerde beveiligingsbeoordelaar
• Cyber Essentials Certified Plus