Bankwezen en financiële dienstverlening

De dagen van ‘als je twijfelt, gooi het dan niet weg’ zijn allang voorbij. De AVG heeft de manier waarop financiële dienstverleners gegevens verwerken veranderd door langere bewaartermijnen aan te houden. De opkomst van nieuwe banken en economische onzekerheid heeft geleid tot strengere controle op operationele uitgaven, waaronder opslag. Toch bewaren sommige banken nog steeds documenten langer dan de periode die vereist is voor naleving: in feite betalen ze om afval op te slaan in moderne veilige panden. Wij hanteren een uiterst proactieve benadering van documentbeheer: we werken samen met banken en financiële dienstverleners aan audits, catalogisering en strategieën voor het bijhouden van bewaartermijnen. Om onnodig papier te identificeren en veilig te vernietigen.

Wij zijn de grootste particuliere informatiebeheerprovider in Europa, met meer dan 450 bankklanten. Jaarlijks scannen we meer dan 204 miljoen items en we slaan meer dan 115 miljoen dozen en bestanden met barcodes op in onze beveiligde faciliteiten in het hele land. Wij beschikken over de relevante ISO-certificeringen voor kwaliteits-, milieu- en informatiebeveiligingsbeheer en Cyber Essentials Plus. Wij zijn gecertificeerd voor normen voor veilige vernietiging van vertrouwelijk materiaal, wettelijke toelaatbaarheid van elektronische informatie, screening van personen die in een beveiligde omgeving werken en behoud van archiefbibliotheekcollecties. Onze kluisopslag (voor waardevolle documenten) wordt bewaakt met 24/7 videobewaking, toetsenbordbediening en biometrische vingerafdrukscanners. Onze faciliteiten zijn beveiligd met ultramoderne veiligheidsvoorzieningen, waaronder VESDA-alarmen (Very Early Smoke Detection Apparatus). Als specialist in deze branche begrijpen wij hoe belangrijk het is om de toezichthouder op de hoogte te stellen van eventuele wijzigingen in opslagregelingen.

Als u duurzaamheid serieus neemt, heeft u partners nodig die dat ook doen. Onze vlaggenschip London Gateway-faciliteit beslaat ruim 10.000 m2 en is gebouwd volgens de BREEAM ‘outstanding’-normen: ‘s werelds toonaangevende duurzaamheidsnorm voor de bouw van gebouwen. Dit gebouw is één van de meest duurzame magazijnen ooit gebouwd en verlaagt koolstofemissies met zo’n 40%. Gebruikte energie-efficiëntiestrategieën zijn o.a. Het gebruik van fotovoltaïsche panelen, regenwateropvang, verbeterde thermische prestaties en luchtdichtheid van het gebouw en 95% van het gegenereerde afvalmateriaal wordt ter plaatse gerecycled.

Nieuw toegetrede banken en banken die alles digitaal doen kunnen een uitstekende klantervaring leveren, zonder last te hebben van verouderde systemen. Ondanks de voortdurende afhankelijkheid van papier, boeken zelfs gevestigde banken flink vooruitgang in de richting van digitale transformatie. We werken met banken aan agile, pop-upprojecten om de efficiëntie te verbeteren en processen te stroomlijnen. Een recent voorbeeld is een digitale postkamer voor snelle mailingcampagnes. We kunnen ook verouderde archieven scannen en indexeren om doorzoekbare gegevens aan te bieden en de mogelijkheid om te profiteren van technologieën zoals generatieve AI, om de efficiëntie en analyse te verbeteren.

Een betere strategie voor klantgegevens opzetten is één ding, maar bestanden kunnen beter en kosteneffectiever worden beheerd in het hele bedrijf, van financiën tot HR. Het inschakelen van verschillende leveranciers voor opslag, archiefbeheer, digitale postkamers en optimalisatie van bedrijfsprocessen betekent dat u kansen mist om de efficiëntie te verhogen en kosten te besparen. Daarom werken enkele van de grootste namen in de bankwereld op alle fronten met ons samen. Recente projecten voor banken omvatten de maandelijkse verwerking van 1,5 miljoen digitale postkameritems van 8 vestigingen; het verwerken en opslaan van 2.000 dozen met documenten per week; en het digitaliseren van 1.000 archiefdozen 25% sneller dan de toegewezen deadline.

Het vooruitzicht om duizenden – soms miljoenen – documenten over te dragen aan een nieuwe dienstverlener kan overweldigend zijn. Zozeer zelfs dat sommige banken vasthouden aan leveranciers die consequent SLA’s missen. Of onnodig documenten bewaren die langer duren dan de bewaartermijnen, zelfs waarvan de milieuprestaties onbevredigend zijn. Of die geen contracten tegen concurrerende prijzen aanbieden. OASIS heeft uitgebreide ervaring in het overnemen van slecht presterende archiefbeheerprogramma’s voor banken en financiële dienstverleners. Wij nemen alle hoofdpijn van het verplaatsen van dozen en activa van bestaande leveranciers naar onze beveiligde faciliteiten op ons. Vervolgens nemen we compensatie van uw transitie- en exitkosten mee.